株式会社マルツホールディングス

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ユーザフレンドリーなデータ収集システムの構築

各部署からの収集業務においてExcelをそのまま使い、ユーザに配慮したシステムを構築
ヒューマンエラーを解消したシステムの構築に成功

問題点と課題

各システムから集めたデータをExcel手入力でまとめるといった収集業務は、システム化されてない場合、多く見かけるものではないだろうか。ミスをなくし、効率化するにはシステム化を検討する必要がある。
同社においては、グループウェアやE-mail、各販売システムからの出力結果を用いて収集しExcelにて入力といった業務を日常的に行っていた。このExcel表の作成は大変手間がかかるものであり、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しており問題となっていた。　この業務は事業計画や損益管理など多数の帳票を扱うものであり、帳票の数や業務の重要性、また販売管理システムの刷新も行うことから問題解決を進めることとなった。
マルツホールディングス直江氏は、この問題を解決するため外部ITコンサルタントの協力を仰ぎ、複数社から提案をうけた。
そこに「XCute」による問題解決の提案をしたのが「北陸コンピュータ・サービス」であった。
　提案の内容は下記のように魅力的なものであった。

EXCELを使用してWebページを作成可能、Webアプリケーション化を容易に実現できる
現在使っているEXCEL表をひな型として使えるため、開発コストが抑えられる
今までのEXCELの画面イメージのまま、データ入力ができる。EXCEL出力できる

また、北陸コンピュータ・サービスはXCuteによる開発実績も多いことも、安心できる要素の一つであった。
直江氏は、北陸コンピュータ・サービスと実現したい項目、内容等の打ち合わせを重ね、XCuteで本業務が実現できることを確信。XCuteによるシステム開発を決定した。

マルツホールディングス　直江氏

これまで会社の運営や方針を決める経営判断資料について、Excelを使用し力業で作成していました。
Excelは使い勝手が良い反面、システム化が難しく、毎月時間を費やして作成していましたが、北陸コンピュータ・サービスさんに紹介いただいたX-cuteにより、作成工程が劇的に変化、Excelへの直接的な手入力は減り、作業時間を大幅に削減することができました。頻繁にExcelのレイアウトを変更する弊社にとって、X-cuteは、一般的なシステムとは違い、レイアウトの改修が比較的容易な点も魅力と感じています。これまでExcelで作成していたものと同じレイアウトで、自動作成できるようなシステムを導入したいという、弊社の要望を的確に叶えてくれたのがX-cuteです。本当に感謝しています。

解決方法

こうして北陸コンピュータ・サービスの手により本システム「コックピット・システム」の構築が開始された。Excelによる帳票数は50帳票ほどの規模であったが、Excelをそのまま流用して入力帳票と出来ることがメリットとなり、半年の構築期間を経て稼働開始に至った。
構築時の仕様確認等は、実際に稼働させるExcel帳票を元におこなわれた。これにより仕様の齟齬が発生せず、稼働確認時（検収時）に再構築、手戻りがほとんど発生しなかったという。　これは工数に大きく影響するポイントであった。
「XCuteという新たな仕組みを覚えることに少し時間はかかりましたが、習得後はスムースにシステムを構築できました。Excelをそのまま流用できることは大きなメリットを感じました。」と太田氏は語る。

稼働している帳票はほとんどが入力帳票であり、単純な出力帳票ではないことが次項の「構築システム」の画面スクリーンショットで確認できる。

既存のEXCEL表をひな型として使用できる為、ユーザーとの仕様確認のし易さや開発工程の短縮ができました。
又、運用も入力と出力がこれまでとほぼ同じなので、スムーズに開始して頂けました。
マイクロラボ様には導入時や導入後も困ったときに気軽にサポートをして頂き感謝しています。

北陸コンピュータ・サービス　福島氏

北陸コンピュータ・サービス　太田氏

もともと作業されていたEXCELをひな型として使用することができるため、レイアウトや計算式をそのまま利用でき、開発作業を短縮することができて良かったです。
マイクロラボ様のサイトにはサンプルソースも多く、とても参考になりました。
また困ったときには電話で気軽に相談にのっていただき、大変助かりました。

構築システム

今回作成された「コックピット・システム」を紹介いたします。
業務内容に直結する画面もあるため、ここではその一部を紹介します。

メニュー画面

部署、年度等を絞り込む形のメニューです。一般的なメニューは単なるリンク集となっていることが多いのですが、コックピットシステムではあらかじめ部署、年月度を指定させる合理的なメニューになっています。

拠点現況入力

拠点ごとの現状を入力するExcelOpenによる入力画面です。Excelシートがそのまま入力となっています。

損益計算書入力（当初計画）

Excelの関数をそのまま生かして、入力しやすい画面となっています。集計項目、入力項目も説明の必要がないほど明確です。

3ヶ年投資計画入力

他の入力画面とおなじく、ExcelOpenとすることで統一性を持たせています。

事業計画

「拠点現況入力」～「3ヶ年投資計画入力」によって入力されたデータを集計し、本帳票が完成するようになっています。Excelで入力されたデータをデータベース化することにより、集計帳票が現状の最新データで得られます。

人員登録（Excel）

人員実績を登録する画面です。こちらもExcelの特性を生かしたExcelOpenによる入力画面です。

損益管理表経費登録（Excel）

経費を登録する画面です。登録項目等すべてDB化されており、データ登録後のデータ集計を考慮しています。

損益管理表（調整版)

「残高連携処理」「人員登録」「損益管理表経費登録」によって登録されたデータを集計し、本帳票が完成するようになっています。コックピットシステム構築前は、この一連の処理が手入力、手集計により行われていたため、大きな効率化を果たしています。また、過去のデータの集計値が得られることも大きなメリットなっています。

システム化の成果とこれから

今回のシステム構築によって、マルツホールディングス社は以下のメリット、経験を得た。

販売管理システムからのデータ連携が可能となり、手入力による収支データの入力を無くなった。これにより、ヒューマンエラーを解消できた。
新規のExcel入力帳票の追加作成についても、そのブックをそのまま ExcelOpen化出来るため、DB連携Excel表作成にかかる時間を大幅に短縮する運用が可能となった。
北陸コンピュータ・サービスによる開発は、能力の高さ、他システムとの連携知識など安心感があった。

XCuteの特性を深く把握しているSIerに対して、ExcelOpenを軸とした形で的確に情報を切り分けして提供することにより、スムースにシステムを構築することができた。
システム開発を外注する際、いかにして仕様の齟齬をなくすかが重要となる事例ではないだろうか。

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