Case Study
導入事例
株式会社伊勢半
さらに進化したグループウェア
「予算管理」「勤怠管理」「経理精算」など拡張され、より高度なシステムに進化
問題点と課題
以前紹介したグループウェアシステムより、さらに「予実管理」、「勤怠管理」、「経理精算」などが追加され、大幅な拡張がなされた。 この伊勢半におけるグループウェア作成のいきさつなどは、過去の事例を参照していただくこととして、本事例では、システムの内容などを主に解説していきたい。
今回拡張された業務に関しては、一般職員が個々に入力した予算や、勤怠や旅費などを、上長が承認するという仕組みが盛り込まれている。
また、登録された情報を元に集計を行い、それらを参考に各種計画が立てやすいように工夫が凝らされている。これらをポイントに、各システムを見ていくこととしよう。
「グループウェア」
大森 氏
社員の幸せの総量を最大化するというとかなり大げさですが、 今より楽に楽しく働け、今まで以上の成果を出せる環境を整えることが、情報シス テムの使命だと考えています。
もともと紙ベースで動いてきた会社なので、ペーパーレスを進める場合、どうしてもデザインが紙と変わることに思った以上の抵抗があります。
そこで、極力紙と同じ画面を作成し、承認も捺印したように見えるようにしています。
最終的には、メッセージ内容を処理していくだけで定型化した業務は、すべて終わるようにしていく予定です。
ユーザーの求めるものを短期間で、提供することができるという点でXCuteは非常に 優れています。また、手の込んだ作りの画面も作れることも魅力ですね。
ですが、XCuteを触り始めて数年、当時と比べるとかなり機能追加されていることを 実感します。
以前はできなかったことができるようになり、複雑な処理が必要だったものが簡単に作れるようになっています。
数年前に作成した部分を見ると、今ならもっと簡単にできるのに・・・と溜息が出てしまう状態ですので、徐々に過去作成分も直していこうと考えています。
Web開発は未経験でしたが、それを見事に補ってくれたのがX-Cuteだと思います。やはり慣れ親しんだExcelを使用する点が最大の魅力でしょうね。
開発当初はXCuteの機能一辺倒でしたが、最近は顧客のニーズも多種多様化しており、自分でアレンジする事が増えてきました。
橋本 氏
解決方法と構築システム
◾️予実管理
実績の入力 → 上長による承認 → 結果を集計といった流れが実現されており、効率化する前に問題となる、データの収集、承認の有無、データの訂正や未承認データの戻しなど、効率的に行えます。 紙やExcelシートを、メールやFAXで回していたら大変な労力となる部分です。
実績入力画面
ある程度入力が予想される部分は、ほとんどプルダウンリストから選択出来るようになっています。適用は他のパターンにも対応できるように、通常のテキストエリアも用意しています。
プッシュメッセージ画面
入力された実績は、上長による承認が必要です。本画面は、上長宛に承認を要求するメッセージです。 一般職員が実績を入力すると、システムが自動的に上長宛にメッセージを発行する仕組みとなっています。
承認画面
承認を保留したり、承認済みの一覧を表示したりなどの管理機能を持ちます。
集計画面
今月の状況、実績と当年度の状況、実績が部門別（課別）に参照できるようになっている。この集計結果は、先の一連の流れにより登録されたデータを集計したものである。
◾️勤怠管理
勤怠情報の入力 → 承認 → 勤怠集計に反映、休暇の申請などの届出 → 承認 → 勤怠集計に反映といった仕組みが実現されています。
出社、退社は、タイムレコーダー的な感覚で使えるようになっており、出社したら、本グループウェアより、出社時刻を送信、退社時は、退社時刻を送信することが簡単にできるようになっています。
実績表画面
当月分の勤務状況、残業状況等を一気に見渡せるようになっています。
承認画面
入力された勤怠情報は、上長による承認が必要となります。本画面は、管理する部下の一覧と、その勤務状況が一覧で確認できます。また、承認も簡単に更新することができます。
部下残業状況画面
管理する部下の残業状況を一覧することが出来きます。
勤怠集計画面
「部下残業状況画面」と同じく、管理する部下の状況を一覧することが出来きます。
届書作成画面
本画面において、休みの申請などをおこなうことが出来きます。複数の届出の申請を行うことができるように配慮されています。
届出承認画面
入力された届出情報は、上長による承認が必要となります。本画面は、管理する部下の一覧と、その勤務状況が一覧で確認できます。また、承認も簡単に更新することができます。
請求書印刷画面
すべてを急激に電子化するのはリスクがある。とりあえず、入力や集計などを電子化して負担を減らし、紙での処理が必要な経理部門は、これら電子入力された物を印刷して利用することができる。既存の業務との親和性を高める為の工夫である。
◾️経費、交通費精算
煩わしい経費、交通費関連の入力も、いままでの紙でのイメージを崩さず、電子化によるメリットが生きる形で実現されています。
入力画面
画面イメージは、既存の紙とまったく同じ見た目となっており、違和感がなくなっています。経理部門は、この画面を印刷し、紙で管理します。管理している紙の電子データを検索する場合は、バーコードを使って簡単に検索出来るようになっています。
登録一覧画面
本画面により、経費、交通費の承認状況、申請状況が一目でわかります。
印刷画面
この画面も、先の勤怠管理における請求書印刷画面と同じく、印刷して経理部門が利用します。
システム化の成果とこれから
大幅な拡張がされ、一般職員の利便性が向上。また、部下を管理する上長も、承認や、部下の勤怠状況を簡単に把握できるシステムとして発展した。
紙での処理が必要な経理部門への配慮などなされ、柔軟で、利用者の満足度が高いシステムを構築出来たのは、XCuteの特性を熟知し、活用できている同社ならではではないだろうか。
導入企業様紹介
株式会社伊勢半
○ごあいさつ
株式会社「伊勢半」は、紅製造販売業として江戸時代（1825年）に創業し、今日に至るまでお客様の「美と健康」に奉仕する精神で事業を続けて参りました。
その間に化粧品は用途も種類も増え、今では女性に限らず、すべての人が使用するものとなりました。それは化粧品が、単に外見を美しく整えるだけではなく、心の豊かさや自信を作り出すなど、内面にも影響を与える不思議な力を持ったものとして、期待され始めているからだと思います。
私たち伊勢半社員は、「あしたは、もっと美しく」のスローガンをすべての活動の基本として考えながら、そんな化粧品の可能性をさらに発展させて参ります。そして、楽しさや豊かさを感じて頂けるような独創的で信頼度の高い製品を提供し、真心込めたサービスでお客様一人一人の美や健康にお手伝いしたいと考えています。
○メッセージ
○経営理念
お客様の「あした」をより美しく健康的に暮せるよう、私たちは独創的で信頼される製品とサービスを提供しつづけます。
○行動指針- 今日よりもすばらしい明日をめざす、不断の向上心を持ちつづけます。
- 既成観念にとらわれることなく、常に未知への可能性に挑戦しつづけます。
- 局面の利にとらわれず、常に全体最適化を念頭に行動します。
| 社名 | 株式会社伊勢半 |
|---|---|
| 本社 | 〒102－8370 東京都千代田区四番町6番11号 電話：03-3262-3123（代表） |
| 資本金 | 2億円 |
| 代表取締役会長 | 澤田一郎 |
| 代表取締役社長 | 澤田晴子 |
| 社員数 | 290名 |
| 支店 | 東京支店、大阪支店、名古屋支店、北日本支店、北日本支店仙台事務室、広島支店、福岡支店 |
