問題点と課題

日報等を紙ベースで処理することにより、どういった事が起こるであろうか。
リアルタイム処理ができない故に、販促に関わる重要な情報の共有もうまくいかず、情報としての日報の有効活用が出来ない状況に陥る。
伊勢半においては、このような問題を抱えており、それを解決するための方法を模索していた。
１人に１台のＰＣが与えられている状況ではなく、ＰＣに不慣れな社員が多数存在し、書類作成にも長時間を費やす現状であった。
これらＰＣに不慣れな社員をＰＣに慣れさせ、データの入力速度を上げるだけでも、大幅な業務効率アップが見込まれた。日常的にＰＣを使うきっかけを与えれば、このような問題は解決すると考えられ、Ｗｅｂアプリによる、ワークフロー、グループウェア構築が検討されていた。
ブラウザを利用したグループウェアのパッケージソフトなども検討され、機能も大変魅力的であった。
しかしながら、営業日報に関しては現在使用している日報用紙とデザインが大きくことなり、パソコンに不慣れな社員は、とっつきづらいのではないか？という懸念があった。ソフトメーカーにカスタマイズを依頼すると費用が高く、とても導入出来る物ではなくなってしまう。
また、開発期間も１ヶ月程度しかない。これも大きな問題となった。

解決方法

何とか自社に合わせたグループウェアが構築できないかと、JavaやAccessのデータアクセスページも検討したが、Excelベースで開発ができる「XCute」を知り、その明快さと開発工数の少なさに魅力を感じた。また導入後の保守が比較的簡単であることも大きな魅力であったそうだ。
営業効率アップと情報の共有化を図るために、経営幹部にグループウエアの必要性を提案するとすぐに理解を得て、XCuteを導入することが決定した。

この先進的かつ挑戦的な試みに対して、プロジェクト始動の決定をしたのが、同社 藤井氏（常務）である。　XCuteという新しいソフトウェアに対して、その有用性を見通し、今後の営業効率アップに関するメリットを見通し決断を下した藤井氏の決断力は特筆すべきものである。
こうして、通常のグループウエアの営業ワークフローと同様の予定管理と、日報管理が基本となる本システムのXCuteによる開発が開始され、稼動を開始した。

「営業に対し１人１台のPCを配布することが決定した、という時期がよかったこともあったと思うが、XCuteがExcelを使用して簡単に作成できるという点と、安価でシステム開発が作成できる点も 理解を得るのに重要だったと思う」と大森氏は、XCute採用に関して語る。

こうしてシステム構築がスタートし当初の予定通り１ヶ月程度でのシステム、構築に成功した。「SQLSERVER側の作業が大半を占めていたことを考えるとXCuteでの作業自体はもっと少なかったように思う。」と大森氏は語った。

システム化の成果とこれから

通常の流れは、営業が予定を入力→日報入力→上司がチェック→必要があれば本部へ回覧→上司のコメントを部下がチェックする形でデータエントリーと確認がなされる。　明日以降の予定が入力されていない場合や1週間以上日報を入力していない場合は、警告処理が行われる。
これらの機能により、データ登録（日報登録）が確実になされ、データとして意味のあるものとなった。
現時点で店頭での品切れを予測し担当営業に伝えるシステムやメイク導入店舗の管理や実績管理といった、データの分析機能。メッセージ送信、グループメール送信、などのコミュニケーション機能を実装し、さらに、ファイル検索　、情報検索等の機能によりデータの再利用を行い、顧客に対するフォローアップ効率が著しく向上した。
データの再利用がうまくいくようになり、直行直帰の多い営業や駐在者の上司とのコミュニケーションが密になった。これはWebシステムがもたらす大きなメリットである。

一般的なグループウェアパッケージは多数存在している。だが、しかしながら、自社の業務にマッチしているパッケージは殆ど存在しないであろう。それは、大なり小なり、自社の業務をパッケージソフトに合わせて多少の変更は余儀なくされる。自社の業務にパッケージソフトを合わせるとなると、カスタマイズ費用が発生するばかりではなく、今後、多少の業務変更がなされた場合、またパッケージソフトのカスタマイズを行う必要があり、費用面のみならず、業務とずれたソフトウェアを使い続けなければならなくなってしまう。
多少の業務変更にスムースに対応できるメンテナンス性が重要である。また、自社の書類に一致した入力画面等でなければ、新たな社員教育が発生したりシステムの稼働がスムースに行かないことは明白である。
同社は、現在、他のシステム開発をしており、そのデータを組み合わせることによってさらに本システムの使い勝手は向上すると考えている。
本事例は、利用者への配慮、コスト、メンテナンスへの影響ともにクリアした興味深い事例ではないだろうか。