問題点と課題

営業職における日々の情報交換。それは日報などによる報告、連絡、相談である。

日々蓄積される日報などの情報を紙ベース、Excelベースで蓄積したならばどうなるであろう？？

その整理に追われ、過去にどういった事例があったか、顧客に対してどういったサポートを行ったか探し出すことが難しくなるのは容易に想像できる。

紙による管理は、各拠点からの報告を受ける場合にFAXやE-Mailなどが主となり、重要な情報がロストしてしまう危険性もある。また、どの段階で処理が止まっているのか見失ってしまう。

ＦＡＸ等であつめた日報は、Excelなどに手入力することになり、管理の上で大きな問題となる。

これらの処理を市販パッケージで行おうとしても、自社業務にフィットしたパッケージは見つからない。

業務を市販パッケージに合わせて変更することは大きな労力と苦痛を伴うこととなる。

ソフトハウスに開発を依頼するとしても、業務仕様等の設計を書いて渡す手間や、意思の疎通などがうまくいかない。相手には、自分の業務はわからないのである。

仕様を作成するにも膨大な時間がかかる。仕様というのは業務により常に変化する物であり、発注仕様が固まったころには膨大な時間がかかってしまう可能性もある。

課題「活動日報システム」

解決方法

情報を共有するためには、Web+DBにより管理するのが一番の近道である。しかしながら、データをエントリーする人たちが馴染めるインターフェイスを作り込むことが重要となる。

同社は、XCuteを導入する以前からデヂエを導入し情報共有を行っていたが、デヂエでは足りない部分を補うシステムとしてXCuteを選択したそうだ。

なにが足りなかったのか。それは、データエントリーにおける見通しの良さ、印刷の綺麗さである。XCuteは、ExcelのデザインがそのままWebアプリとなる明快さが評価された。

「入力画面は、必要最小限で見通しのよい綺麗な画面であることに力をいれています。必要項目が入力済みであるか、間違いがないか、簡単に見渡せる綺麗な画面でなければ入力する気がおきません」と常村氏は語る。

入力させたデータを共有、分析、再利用できるようにするため、同社は汎用性の高いアイデアでこれを実現している。

過去にあった報告から必要な報告を探し出し、その内容が、どのＵＲＬに存在するか連絡メールを送信する機能を備える。

これを紙に置き換えてみたらどうであろうか？
”紙の山から必要な報告を探し出し、その紙を連絡したい相手のＦＡＸで送付。”

探し出すことも大変であるが、それをさらに、FAXなどで送付しなければならない。営業職において、客先フォロー、過去の営業活動内容を瞬時に知ることができないのは、チャンスを手に出来ないこととなるだけではなく、客先の信用につながる大きな問題であろう。

システム化の成果とこれから

同社の事例から、情報共有の成功のポイントは以下にあることが理解できる。

自分たちが望むシステムを作成しようとし、その仕様をソフトハウス等に伝えるためには 、想像以上の体力を使うことは言うまでもない。

業務を知り尽くし、自分たちに対して、ベストと思うシステムを構築することは、その部門に身を置き、日々業務をおこなっている担当者だからこそできることである。

同社の事例は理想とするシステムの構築、その業務適用性、メンテナンス性を満たした好例ではないだろうか。