問題点と課題

滋賀県庁において、情報システムの台帳に相当するデータの収集はExcelファイルの受け渡し（メール等）により行われていたが、以下のような問題が発生していた。

これらの問題を解決するにはWebアプリによるデータ収集が近道である。
同庁の福井氏は、業務整理と問題点の可視化を行い、Webアプリシステムを構築するにあたり、個別で開発を行うか、パッケージを導入するか、クラウドサービスを利用するか検討を行った。
しかし、パッケージにおいても、クラウドサービスにおいても本業務に類似する物が殆どなく、ノンプログラミングツールによる独自開発を行うこととした。
Excelを基本とした台帳であったため、このExcelを生かせるツールはないものか。福井氏はExcelでWebアプリを作成できるXCuteの評価を行った。
その結果、低コストでWebアプリが作成できると判断し、XCuteでの導入を決定、開発を開始することとした。

解決方法

こうして「情報システム台帳」の開発に着手した福井氏であるが、1年弱でシステムの構築を完了した。SIerの力を借りることなく、完全な独力での開発であった。
システムは大きく分けけて以下の7システムである。

①　システム企画/計画書登録

②　システム審査票作成

③　契約書登録

④　IT関連予算登録

⑤　開発・運用状況調査

⑥　システム・セキュリティ対策自己点検

⑦　各種アウトプット

主要画面の数は60画面におよび、データベースのテーブル数は60以上、ビューも200弱という規模で、1年弱で構築するのは、通常の開発環境では困難であったであろうと福井氏は振り返る。
「既存のエクセルファイルを画面として、そのまま使えたことが開発効率上、有効であった。」と福井氏は語る。

システム化の成果と次のシステム構築

本システムのスピード構築と安定稼働に成功した福井氏であったが、次なるシステムの構築をすでに視野にいれていた。
本システムは、特定の部門のみが使うものであったが、次に構築を計画していたシステムは全職員。その数4000名が使うシステムである。XCuteの安定性、パフォーマンスは実運用を通して確認済みであり、どの程度のサーバ規模にすればよいかは目途がついていた。
そのシステムとは、「健康管理システム」であり、各職員個人ごとの健康管理を行うものである。
本システムは、いままでAccessで行われていた業務であるが、データ連携が弱い（データコピーで他業務システムと連携）、過去データを時系列でみることができず、毎年度毎のデータとなってしまっている、また所属間でのデータの利用が出来ないため構造的な問題を持っていた。
「情報システム台帳」の成功もあり、「健康管理システム」をXCuteで行うことは必然であったであろうと想像できる。

「情報システム台帳」との違い

「健康管理システム」は先に構築された「情報システム台帳」と以下の違いを持つ

これらの相違点について大きな問題となるところはないが、本システムは大人数が使うシステムである為、特にレスポンスとセキュリティ面に力を入れて開発を進めることとした。
レスポンスに関しては、「情報システム台帳」の構築、運用である程度情報は収集できていた為、XCuteの負荷分散機能で問題がないことは確認していた。　セキュリティに関しては職員毎の個人毎のＩＤをもちいて、なりすましを行えないように考慮した。また、所属長権限、健康管理室の権限など、情報操作の範囲を明確にした。
こういった整理を積み重ね、「健康管理システム」を構築する準備が完了した。

ここで、本システム再構築の狙いをまとめてみよう。
もともとAccessで稼働していたシステムをWeb化することによるメリットを、下表で知ることができる。

解決方法

新たに岩佐氏が開発メンバーに加わり、「健康管理システム」の開発が進められた。岩佐氏は本プロジェクトを進めるにあたり、初めて触るツールであったXCuteの学習を行ったが、短時間の学習で済んだという。
「XCute独自の作法を理解すれば、あとは工夫の問題なので、さほど難しくありませんでした」と岩佐氏は語る。
こうして、福井氏、岩佐氏2名による開発は順調に進められ、120画面におよぶ大規模なシステムは、通常業務を行いながら空いた時間でおこなったにもかかわらず、1年弱程度でシステムの主要部分が完成した。
構築した画面が簡素なものであればそれほど驚く部分ではないが、今回構築されたシステムの画面は項目数も多く、言語系の開発ならばデバッグにも手間がかかるものであろう。
XCuteの特性を知り尽くした福井氏の力もあり、普通にSIerが構築すると数千万円規模のシステムを自らの手で構築できている。

最終的に構築されたシステムの画面数120画面（更新系60画面）、帳票70票、テーブル90、ビュー100という規模になった。
本システムは、2021年4月に本番開始した。

まとめ

今までメールにてデータの受け渡しを行っていた為、都度、メールを送信し入力を促したり、また訂正の度にファイル送信をおこなっていたわけであるが、Web化することにより、入力の告知を行うだけで済むようになった。システム化する事により大幅な省力化が実現したので、本来の「分析、意思決定」の時間を大きく取ることができるようになった。
今後クラウド上にある他システムへの連携や、既存の人事データベースとの連携、組織変更対応としてLDAPを利用するよう修正を進めている。
また、ユーザインタフェースの面としてメンバー向け、マネージャ向けなどを最適化して、より使いやすくしてゆく予定である。
同庁の事例は、データを一元管理することにより、本来の目的の為の時間を大きく得ることができた興味深いものではないだろうか。