問題点と課題

データを収集し、分析、意思決定を行うという一連のプロセスにおいて、収集の段階で時間がかかってしまうと、分析、意思決定の為の時間が短くなってしまう。
同社においては、人材育成関連データの収集を毎年、一定回数行っているが、収集対象となるデータの入力用エクセルシートを用意する時、データ入力者への配慮として、昨年分のデータなどを参考情報として付加したり、毎年変更となる組織変更への対応に多大な工数を費やしていた。
これらのシートを400人を超える入力者にメールで送付、また入力後メールにて受け取ることになり、やり取りに対する手間の大きさや入力者のミスや改変（エクセルシートのフォーマットを変えてしまう）なども多く、データ収集の段階で時間がかかってしまい、分析、意思決定に割くための時間が短くなってしまっていた。
入力シートは1人1シートで、入力者に配慮したフォーマットとなっており、集計に向いたフォーマットではない。これを集計に向く形に再加工する必要があったことも収集が遅くなる原因として考えられる。
また、部門長などが手入力する物に関しては、新しいフォーマットのエクセルシートを添付して送付しても、古いエクセルシートを使いまわされたり、行列を改変されるなどすることが多く、メールで個別にやり取りしなければならない為、手間がかかることになる。改変がなぜ行われてしまうのか？　これは、部門長が入力用エクセルシートから設問を切り出し、担当者にエクセルシートの一部を送付して問い合わせを行う。
返信されたシートを部門長が結合する為である。なぜ入力用シートから設問を切り出すのか？　それは、担当者が複数存在する為、他の担当者に不要な設問を見せないようにする部門長の配慮である。

これらの事から、以下のように考えられた。

① エクセルでデータを収集・管理（データが散在）

② 情報活用の目的の共有不足

解決方法

お客様資料より抜粋

先の抜粋資料にもあるとおり、以下のような対策を進めていくこととした。

① DBによるデータの一元化（システム構築）

② 情報活用目的の共有不足

DBによるデータの一元化にはシステムの構築が必須となる。
同社は、excelシートをそのままweb化できるツールを見当し、検討の末、XCuteを採用することとした。
本システムの構築は、神原氏、吉井氏の2名により進められた。入力シートはすでにあるエクセルをそのまま使って入力画面を作成した。
トータル３０シート（画面）を、XCuteを使いDBと紐づけWebアプリ化。両氏ともに業務の合間の時間で開発を進めていった。
正味1か月程度の期間にて、すべての入力画面をシステム化することに成功した。
「マイクロラボのエンジニアに対して技術相談を行った結果、既存のシートの見た目そのままに動作させることができた」と神原氏は語る。
「マイクロラボへ相談に行く２～３日前に、質問点をあらかじめメールにて連絡しておいたら、訪問時に、回答が出来上がっていて驚きました。」と吉井氏は語る。

システム化の成果とこれから

今までメールにてデータの受け渡しを行っていた為、都度、メールを送信し入力を促したり、また訂正の度にファイル送信をおこなっていたわけであるが、Web化することにより、入力の告知を行うだけで済むようになった。システム化する事により大幅な省力化が実現したので、本来の「分析、意思決定」の時間を大きく取ることができるようになった。
今後クラウド上にある他システムへの連携や、既存の人事データベースとの連携、組織変更対応としてLDAPを利用するよう修正を進めている。
また、ユーザインタフェースの面としてメンバー向け、マネージャ向けなどを最適化して、より使いやすくしてゆく予定である。
同社の事例は、データを一元管理することにより、本来の目的の為の時間を大きく得ることができた興味深いものではないだろうか。