問題点と課題

導入の背景：「働き方改革」の推進（経営課題）

同社における会計や人事等の基幹システムは、2012年より新規に稼働しており、各種経営情報データが蓄積がされていたが、その利用に関しては各ユーザ（経営層、部門、従業員等）のニーズにマッチした機能が完全には提供されておらず、必要の都度データを取り出しローカルで利用する不便性があった。
また、同社は働き方改革としてワークライフバランスの実現を経営推進テーマとして掲げており、各種情報の有機的結合および情報の有効活用を行って社内業務の改善や効率化を図ることが課題となっていた。

これらの経営課題を解決する為に、同社の情報システム推進者である山田氏は、新たなシステム構築の検討を開始した。
しかしながら、システムの仕様を固め、プログラミングによるコーディングを行う事は時間を要する。山田氏は、課題をスムースに解決するためには、急な仕様変更や利用者ニーズにタイムリーに応えられる、自社環境にあったツールを利用することが必要であると考えた。同社において、社内情報の集計や交換はExcelファイルで行うことが多かった為、Excelのノウハウや資産をそのまま生かせることがツール検討のポイントとなった。
これらのポイントを押さえたプラットホームとなるツールの検討を開始した山田氏であるが、複数のツールを検討するにしたがって、一般的なツールには以下のような問題が存在することを感じた。

これらの問題をクリアしたツールはないものか。検討の結果、Excelで開発でき、自由度が高く、シンプルなツールとしてバランスが取れていると感じたのが「XCute」であった。山田氏はさっそく、XCuteを使って社内業務の改善を行う事とした。
「各担当者がExcelで業務を行っていた為、そのノウハウをそのまま生かせる事が、XCute採用のポイントであった。」
と山田氏は語る。

解決方法

こうして、トータルマネージメントシステム「Tomas」の開発が開始された。本システムでは、課題となっていた、蓄積されたデータを活用することを主眼とし、さまざまな画面の作成が計画された。
まずは、従来Excelでおこなわれていた「予算業績管理」のシステムを構築した。さらに、できるだけ広い層にシステムを活用してもらうように、社内行事の出欠確認や、会議開催出欠確認などのシステムの構築を行った。また、一般社員向けとして「勤務状況画面」（勤務状況を簡易的に閲覧できるもの）を提供することとした。これらの作業は、井川氏、村井氏、小泉氏の３名により進められた。　構築を進めていくことによりXCuteのノウハウを身につけることができた為、他のシステムも次々と構築していった。
開発は、細かに設計してシステムを構築するという手法ではなく、スクラッチアンドビルド的に、試行と運用をくりかえし、システムの完成度を高める形で進められた。優先度の高い機能のリリースが進んでいったため、次はこれらを紐付るメニューや、アクセス権限の付与などの管理機能が付加されていった。ユーザからの要望を取り入れながらシステムの開発は進んでいき、構築開始から１年弱でほぼ全ての機能を実装しシステムの稼働に至った。「すでに業務で利用しているExcelファイルを活用して帳票や画面を作ることができたので、既存の業務への影響も少なく効率的に構築することができました」と井川氏は語る。

システム化の成果とこれから

蓄積されたデータの活用を成功させ、さらには複数システムの稼働に成功させた同社であるが、これからはより使いやすいシステムとなるようにチューンを施す予定である。
初期構築においては要件の実現と開発速度を重視し、煩雑な業務を効率よくシステム化するという形で進めてきた。
今後は使いやすさの向上と、システムの軽量化を目指す。その一環として、ログインを、LDAPを使った共通認証にする計画である。システムの軽量化は、画面の情報量の最適化を主として行っていく予定である。
同社の事例は、蓄積されたデータを活用し、既存業務を効率よくシステム化していく興味深いものではないだろうか。