問題点と課題

プロジェクト情報の管理を、担当者ごとに別々に行うと、情報が分散してしまうために即時性、参照性、検索性が落ち、情報としての価値が下がってしまう。　これらの問題を解決しシステム化すれば、経営陣にリアルタイムで現在の状況を見てもらうこともでき、情報の価値が上がる。これを実現するため、同社藤沼氏は、まず現状の処理がどのように行われているか把握する調査を行った。

進行中のプロジェクト情報は、日々の進捗に応じて変わるため、担当部署毎にExcelの独自のフォーマットにてまとめられていた。全社プロジェクト一覧表や原価情報は、総務部門が専用システムと桐データベースを使い処理を行っていたが、そういった専門的なソフト一般社員が使えるようなインターフェイスを有しているものではなかった。　竣工プロジェクト情報などはデヂエで管理していたが、情報を閲覧するための見通しの良い画面を作成できない状態であった。

藤沼氏は、まずMS-Access等でデータの管理を一元化するべく試行を重ねたが、データの共有性、一覧性が良くないため、実際に運用するには至らなかった。スクラッチでシステムを構築すべくSIerと相談をしたが、億単位の見積となってしまい、リスクが高いということで採用されなかった。情報の統制、一覧性の向上、リアルタイム性を上げることによる情報の価値向上を狙ってアイデアを練った藤沼氏であるが、この段階でいったん中断することとなった。

藤沼氏の手による試行が中断してから数年経過したが、データの一元管理に関して再検討することとなった。新たに早野氏が中心となり情報の一元管理プロジェクトが発足した。このプロジェクトは、藤沼氏の検討を引継ぐ形で、早野氏、今西氏、廣瀬氏をメンバーとして再検討を進めるものであった。

今西氏はまず、Webシステムをスクラッチで作る場合の費用をSIerに見積依頼した。SIerからの見積回答は4000万円であった。この金額初期導入費用としては重い、メンテナンス性も悪いであろうと判断し、SIerに依頼してシステムを作ることは断念した。
SIerに構築を依頼することは初期導入費用の問題のみならず、発注仕様を最初にきちんと決めなければならないことも問題となる。試行錯誤を繰り返して仕様を決めながら、よりよいシステムを作り上げて行きたいという思いが同社にあった。

スクラッチ開発以外の方法をとることにしたため、本プロジェクトに適用できるパッケージソフトの選定を進めることにした今西氏だが、パッケージソフトでは複雑な表示ができない、カスタマイズ性が低いなどの問題がある製品が大半であると感じた。たとえば、一覧形式の画面で１行、１データというような単純な画面ならば良いが、多数の情報を詰め込もうとすると、必然的に複数行で１データを表示したくなる。そのデータのフォーマットも一般的なテキスト情報だけではない。これを実現するには最終的に自社開発しかないとの判断に至った。

簡単にWebシステムが構築できるツールはないものかと調査を行った結果、スクラッチで作る自由度の高さと、パッケージソフトの手軽を併せ持つツールとしてXCuteを採用することとなった。

解決方法

まず、一番重要な部分となる一覧表示画面を作成すべく作業を開始した。　今西氏が画面の仕様を決定し、それを廣瀬氏が実装するという形式で進めていった。

1ヵ月程度で、たたき台となる画面が作成できた。「本プロジェクトが始まる２年前よりXCuteは知っており、何かに使えるのではと考えていた。ある程度概要を知っていたのでスムースに作業を進められた」と廣瀬氏は語る。

画面の構築速度が速いので、作り直しを何回も繰り返すことができた。「当初ホームページを作る程度の難易度と認識していたが、そう簡単ではなかった。しかし、広瀬氏がXCuteに慣れてくると、システムがどんどん形になることが実感できた。仕様を決めながらシステムを作るメリットは大きかった。」と今西氏は語る。　同時進行で入力画面も作成していたが入力項目が非常に多く、機能単位に画面を刻むなどの工夫を行った。こういった部分も問題があれば直ぐに画面を作り直せるXCuteのメリットを生かせた部分である。　本システムを利用するユーザの要望にできる限り応えるべく今西氏は調整を進めた。

１年弱の時間をかけて社内へシステムの提供を行える状態となった。Excelをベースとして開発を行うXCuteを利用したことで、帳票出力などもユーザのニーズを満たした形で提供できるシステムとなった。

システム化の成果とこれから

今回のXCuteによるシステム構築によって、同社は以下のメリット、経験を得た。

また、各種データベースをシステム化することにより得られた改善イメージは以下の通りだ。

ユーザの要求に応えられるシステムを提供できた同社であるが、さらに社内からの意見を吸収し、業務効率をあげてゆき、操作ミスが少なくなるようシステムの機能拡張を行うことを検討している。

また、システム内でのISO帳票等のWeb承認などのワークフローの実装を進めていく。

同社の事例は、情報の統一性、一覧性、データを生かす、ユーザのニーズをすぐに反映するなどシステムを開発、運用する上で重要な事を実現した好例ではないだろうか。