問題点と課題

台帳、伝票等の紙による管理業務は、非効率的かつミスを誘発しやすい。同社お客様サービスセンターの業務においては台帳による管理、伝票処理を行っていた。
扱う製品やフォロー業務が数多く、紙による管理は限界に近い状態であった。同社村越氏は、この状況を打破する為に、紙で行っている業務の電子化を検討し始めた。
まず電子化の第一歩として、紙からExcelに置き換える作業を進めていった。これらの作業はスムースに進み、台帳、伝票等の処理をExcelに落とし込むことが出来た。１年程度はExcelにて電子化したファイルで業務を行う事が出来たが、検索性の低さ（動作の重さ）が問題となった。Excelは手軽に扱える半面、１シートに大量のデータをため込みがちである。このような１シートが重くなる問題を解決するために、データを月ごとのシートに分けることにより解決を図った。検索性の問題は解決できたが、業務におけるファイルの扱いが複雑になり、ミスの発生頻度が上がってしまう事となった。Excelを使い込んで業務を行っていた人は経験があるであろう。Excelは柔軟だが、その柔軟性が故に、スキルがそれほど高くない利用者にとっては複雑に感じる仕組みが出来上がってしまう事がある。例えば連絡先を調べる時に、Excelでソートや検索などを行うことは、Excelに慣れていれば簡単であるが、普段PCをあまり使わない作業者にとっては難しい操作となる。
同社の各支店はネットワークで繋がっているが、共有ディスク上にあるエクセルを各支店で探す、共有するのは不便であった。排他の問題も多々発生し、ファイルを安全に扱えない状況となった。 PCのスキルが低い作業者でも簡単に使えて、かつ、排他の問題も発生しないWebシステムへのシフトを村越氏は検討する事とした。
まずPHPなどのスクリプトで、Webアプリを構築することを検討した。同社においては基本的に自社で開発する文化があるが、問題解決をなるべく早く図るため、SIerの力を借りることを検討した。
SIerより提出された見積が予想以上に高く、今後のメンテナンスを考えると、SIerに支払う費用面が問題となる。自社でメンテナンスを行うのであれば、村越氏のみがメンテナンスを行うこととなり、負荷が高い。柔軟な対応が難しいのではないかと感じた。　ローコストで現状の資産を生かしてシステム化する事は難しいと、結論は出せずにいた。

社内ポータルサイト

村越氏が、たまたまWebを閲覧していたところ、「ExcelでWebアプリが作れるツール。XCute」があるということを知った。　この段階ではツールの利用については、深く検討していなかった。また「ExcelとWeb」という考えが紐づかなかった。ここで一旦、Web化に関しては保留とした。数か月のち、現状の業務をWebベースで行うことを諦めるわけにはいかない。これを進めなければならないと再検討を始めた。
以前Webで見つけた「ExcelとWeb」の可能性について検討してみる事にした。
「Excel、Web」で調べれば調べるほど、XCuteに可能性を感じた。村越氏は、さっそくXCute評価版を用いてXCuteの評価を開始した。まず、データベースに接続し、Web画面に表示する簡単なWebアプリが、どの位の作業量で出来るか確認した。
PHPでの作業量と比較した村越氏はこう語る。「PHPで書く気がなくなるほどXCuteはとても簡単、手間がかからず唖然とした。」
この評価結果がXCute導入の決め手となった。

解決方法

XCuteの導入を決めた村越氏は、まず作業者が一番困っていた「情報を簡単に閲覧検索」できる仕組みをWeb構築した。評判は上々であり、Excelシートを直接作業することは考えられないレベルの仕上がりであった。XCuteによってExcelをWeb化する事により、システム構築者の手間が減ることも大きいのだが、システム利用者にとっても、必要な機能だけが画面上にあるという状態は使いやすい。 Excelシートを直接操作するということは、Excelの機能を触ることが出来るという事であり、シンプルなツールとならない。「必要な機能のみ整理されている」ここが利用者において使いやすい重要なポイントであった。
このシステムの評判が良かった為、案件が発生したらすぐにデータエントリーし対応できる仕組みを要求された。そこで村越氏は、それらの要望を「修理加工品管理システム」という形で構築することとした。閲覧、エントリー、伝票出力など、いままで紙とExcelで行っていた業務を、Web化してしまおうという計画である。XCuteのさらなる学習を含めて３週間程度で、レビューできる品質のシステムとして構築できた。
村越氏は積極的に利用者からの意見を取り入れ、本システムのバージョンアップを繰り返した。ファーストリリースのシステムを利用している利用者から、自分の業務や困りごとの改善の相談を多数受けた。それらを本システムに次々とマージしていき、最終的に本システムは「得意先・商品管理システム」という、得意先管理も含めたシステムとなった。
利用者から要求された機能は、とりあえず実装してみる。不要な機能は削除するなどしてシステムの洗練度を上げる。　それを繰り返すことにより必要な機能のアイデアも生まれる。　作りながらシステムの方向性を模索していった。
「XCuteは簡単にWebシステムを作る事が出来る為、作って壊すを繰り返し、システムの質を上げることに向いているように感じた」と村越氏は語る。

システム化の成果とこれから

今回のシステム構築によって、同社は以下のメリット、経験を得た。

村越氏は、作業者が困っている業務の聞き取りを行う際、一緒にその業務を行い問題点の洗い出しを行っている。シスステム化するか、ローカルな手作業として残すか、対話を欠かさないようにしている。XCuteのフットワークの良さを生かし、利用者にとって使いやすいと思われるシステム、仕組みを暫定的に提供し、感想を元に完成度や洗練度を上げるという作業を繰り返している。
本システムは、完成している物ではなく、常に進化し続けている物である。
「XCuteは作業者との対話の中で、次にやるべき業務システムを実現する簡単なツールと感じる。」と村越氏は語る。
「モバイル在庫検索」など、スマートフォンで在庫の有無を確認する為のWeb画面を作成して提供するなど、進化し続けている。
これからは、物流、倉庫作業者の業務の利便性向上を図るため、順次アイデアをシステム化していく予定である。
同社の事例は、利用者の意見と実現性を主に考え、利用端末をパソコンのみとせずスマートフォンも使い、利用者にとって利用しやすいシステムとは何か模索している好例ではないだろうか。