問題点と課題

店舗・本部間におけるデータ収集業務において、日々の業務の変化に追従する形のシステムを構築することは難しく、業務に合わせた形のExcel帳票を用いて収集処理を行うことは非常に多く、また問題となりやすい部分だ。
プログラミング言語などで作りこんだシステムを構築してしまうと小回りが利かず、またそのシステムの使用方法の周知・教育などに手間がかかるなど課題も多い。しかしながらシステムを構築しないと効率、可用性などの面で問題が出てくる。
ブックオフコーポレーションにおいては、店舗・本部間においてのデータ収集処理にExcelを用いている業務があり、課題、問題があった。
店舗・本部間においてメールにてExcelのやり取りをしており、使っているExcel帳票のバージョンの違い（古いフォーマットをそのまま店舗に使われてしまう）、メールによるやり取りでは、収集状況が掴みづらいなどの問題が発生していた。また業務の変化に合わせて、その都度Excelのマクロを修正するなどしていた。　業務の整合性が取りづらい状況であったことは想像に難くない。
同社高橋氏は、この問題を解決するソリューションの検討を始めるにあたり、まず下記のような目的・コンセプトを定め検討を進めることとした。

店舗・本部間でデータを各自ローカルにて保持・収集する方法から、Webの仕組を利用することによって帳票の一元管理を実現して業務改善をしていく

＜目的＞

＜コンセプト＞

本コンセプトをもとに、「帳票一元化プロジェクト」が開始された。
脱Excelとしてシステム化の検討を始めたが、現場の混乱等を考え、Excelという慣れたインターフェイスを生かして問題を解決する方法を摸索することとした。
高橋氏は、まず現状の課題を整理した。下表がそれである。

＜現状の課題＞

下図は、集計や管理データの更新に関する問題点である。

これらの問題点を解決できるソリューションとして、複数の製品を比較することとした。
現場（店舗）に混乱を招かず、メンテナンス性、コスト等を評価基準として、製品の比較を行うこととなった。
下表のとおりの評価結果となり、「XCute」の採用が決定した。

「XCuteの良さは、開発の自由度（Webでも使え、Excelもそのままつかえる。またタブレット等にも対応している）なので、今後のタブレット等の利用も考慮しXCuteを採用することとした。」と高橋氏は語る

解決方法

こうしてXCuteの採用を決定し、システム構築に着手する事となった。本システムは、高橋氏が「ログイン」、「メニュー」、「その他の表」など、一通りのベースとなる画面を構築した。　同社磯野氏は、高橋氏が構築した画面や帳票等を参照し、多数の帳票に展開・開発していくという方法にてシステム開発を進めていった。

「マイクロラボのページにサンプルが多数あったため、開発においてつまづく部分は殆どなかった」と磯野氏は語る。また高橋氏は「Excelベースの開発なので、プログラムの知識は不要だった。完成した部分をユーザにレビュー、修正の繰り返しで、どんどん完成度の高いシステムへしていくことができた」と語る。
システムの構築は１か月で完了した。（XCuteの学習込で）プログラミングでの作成となると、６か月を超えるボリュームの案件ではないかとの事だ。
この「帳票一元化プロジェクト」は順調にシステム構築が進み、稼働を始めたわけだが、その開発状況を間近で見ていた同社伊垣氏は、ひょっとすると自分が抱えているプロジェクトもXCuteにて開発、改善できるのではないかと考えた。

伊垣氏が検討していた別システムとは、「TRiプロジェクト」（トータルリユースインフラストラクチャーという意味を込めたレジステム）である。　本レジシステムは既に稼働しているシステムであるが、システム拡張する趣旨でXCuteを使えないかと検討した。
現状のレジシステムにおいては補足情報を入れることができない事が問題となっていた。その為、業務の変化に合わせた補足情報は手入力にて別管理されていた。この手入力による情報の一元化を図るため、本レジステムの改修を検討していた。
しかしながら、現レジシステムを修正することは。コスト面や今後の改修等を考慮すると融通の利くものではないと、伊垣氏は考えていた。高橋氏が開発に使ってるXCuteを見て、システム拡張を柔軟に行う事にXCuteは適していると判断し、現レジシステムは改修をせず、補足情報である「店舗小口集計」をXCuteにて構築することとした。
すでにXCuteによる開発の実績があった事が幸いし、「店舗小口集計」もスムースに構築できた。
「XCuteによる開発を見て、これは使えるとひらめいた。そのひらめきはシステムを構築時に確信へと変わった」と伊垣氏は語る。

システム化の成果とこれから

既存の課題はすべて解決し、効率的かつ間違いがなくデータ収集、開示等ができるようになった。
特に、既存のExcel帳票をそのまま使った為、各担当者からの評判は上々だ。
押しつけのシステムにならず、今までの操作で業務を行うことができ、担当（店長）にとって負担とならないシステムの構築に成功した。
本来、新しいシステムを導入すると、各担当に新システムの教育が必要となるが、紙ベースの簡単な説明で完了した。これは先の既存のExcel帳票をそのままシステム化した大きなメリットであろう。

以下に、改善イメージを示す。
複雑なフローもサーバによる一貫した一元管理となり、事故が起きにくい仕組みとなっていることが理解できる。

既存の複数のシステムにおいて、ユーザビリティが低い部分があるため、その部分の統制を図っていく事を計画している。
また、新規に作成する業務システムについては、XCuteにて可能な部分はどんどん実装していく。特に、店舗向け情報の提供、発信のシステムに力を入れていく方向である。
レジシステム等においては、改修してコストをかけるのではなく、先に構築した「店舗小口集計」のように、効率的にコストをかけずシステムを提供する予定である。
同社の事例は、利用者からの使いやすさの追及、システム利用の為の教育負荷を減らし、効率的に問題点を解決しながらシステムを構築していくという好例ではないだろうか。