問題点と課題

販売業において、商品登録は重要な業務である。取引先からの商品登録は、紙ベース（FAX等）及びE-Mailベース(Excel等)により、ひらせいホームセンター本部に申請がなされ、その内容の登録は手作業によるものであった。 たとえ、Excelファイルであっても、一旦印刷する必要があり、その登録作業が負担となっていた。
登録作業は、すでに稼働している基幹システムの入力画面に対して行うものであった。この画面は、ひらせいホームセンター本部のみ使えるようになっており、取引先が直接操作できるものではない。基幹システムの仕組みは８年安定稼働している実績があり、この仕組みそのものを変更する事なく、取引先およびバイヤー間においてペーパレスを実現し、業務の効率化が図れないものかと、ひらせいホームセンター吉川氏は模索していた。

吉川氏はまず、基幹システムで新たにWebシステムを構築する事により連携が図れないか検討した。プログラムの作りこみによるWebシステムの構築も考えられたが、メンテナンス性等を考慮するとフィットしないと判断した。また、E-Mailでのやり取りに関してはExcelファイルが用いられる事が多く、このExcelファイルのフォーマットを生かす事はできないかと検討を行った。　そこで候補に挙がったのがXCuteである。吉川氏は今回の問題を検討する以前に、ExcelでWebアプリが開発できるツールとしてXCuteを知っており、今回の問題の解決に使えないかと検討をする事となった。

解決方法

吉川氏はまず、基幹システムの構築で、絶対的な信頼関係にあるSIerであるユニックス諏訪氏にXCuteを使うアイデアを相談した。
「自分で勉強してXCuteを使えるようになり、メンテナンス、システム構築をしたいという強い気持ちがあった」と吉川氏は語る。このポイントも踏まえて諏訪氏は早速、XCuteというツールについての評価を開始する事とした。
「事例の多さ、チュートリアル、ドキュメント等が多く、ひらせいさんの要件を満たせると判断した。」と、ユニックス諏訪氏は語る。次は技術要件を満たせるか判断する事となり諏訪氏は、同社データベースのエキスパートであるユニックス松浦氏に評価を依頼した。「XCuteの機能はDBを利用する上で、全く問題なく使いやすい物でした。Web画面を手軽に作る事ができるのも大きな特徴かと思いました。」と、松浦氏は語る。
最終的な判断としてXCuteは問題なく利用できるという結論を得たわけであるが、XCuteはクラウド化に対応できる事も大きなポイントであったという。　ひらせいホームセンターにおいては、震災以降、クラウド化を推進しており、その一環として重要なポイントであったという。
こうしてXCuteの採用が決まり、ユニックスにおいて開発作業を進める事となった。

本システムは以下の要件を満たすよう、設計が行われた。

新商品情報の採用状況がリアルタイムで参照できる事は、取引先にとっても大きなメリットとなる。
業務フローは以下の通りである。

開発を開始するにあたり、業務フローの確認が行われた。これは、今まで紙で行われていた業務をＷｅｂ化する事により不整合が発生しないか確認した。この辺りは、一般的な開発手法となんら変わりはない部分である。
次に、機能要件と画面の要件定義を行った。これはExcelにて定義の摺合せを行なったので、お互いの意識のズレなく、１週間程度で完了した。画面の要件定義に関しては、ひらせいホームセンター吉川氏により行われた。「XCuteならば、Excelで画面ができるので、ズレのないシステムが期待できる」と、吉川氏は語る。
システムは構築開始より実質３週間程度で稼働に至った。通常、要件定義からシステム構築という一般的な流れでシステムの開発を行うと、それなりの時間がかかってしまうものであるが、XCuteの特性を生かし、Excelにて要件の摺合せを行なったり、もともと基幹システムを開発したユニックスがXCuteの開発に関わった事により効率的に開発が進んだと考えられる。
既に基幹システムにて稼働している入力画面も、XCuteでWeb化する事により使い勝手の良い物となった。「ユニックスさんにはブラウザだと無理だと思われる要望も直ぐに反映してもらえた」と、吉川氏は語る。
「ExcelをベースとしたXCuteというツールを採用したので、お客様のニーズをすぐに反映する事ができた。」と、ユニックス諏訪氏は語る。
自社システムを知り尽くした深い関係にあるSIerとの連携がシステムを円滑に開発する鍵となったと思われる。また、XCuteというツールを採用する事により、お互いの意思確認がし易かった事も重要なポイントと考えられる。

システム化の成果とこれから

吉川氏は、XCuteにて稼働しているシステムの利用者より「以前より数段使いやすいシステムとなった」との声を聞くようになったそうだ。現場の声や意見が直ぐに反映できた事が要因ではないかと吉川氏は分析する。Excelベースでシステムを作っている為、入力規則などのExcel特有の機能を生かし、データチェックを行ったり、入力時、その場である程度のエラーが出せるようになった事は業務の効率化に繋がっていると考えられる。

また、より基幹システムの連携を円滑にするため、松浦氏の手により、特売情報や、商品情報の変更や削除など細かな部分の作りこみを行っていく予定である。吉川氏においては、商談も含めたシステムとして拡張していく予定である。また、基幹システムとは切り離し、ＦＡＸ等でやり取りしている業務、備品、消耗品、雑費などをペーパレス化していく事を検討している。ミス、取りこぼし等を防ぐ事が大きな目的である。この考え方は、吉川氏が先に開発した「現場確認受付簿」「商品投入計画書」「レジ過不足一覧表」「ＰＯＰ申請書一覧」からも読み取る事ができる。

本事例は、SIerの得意分野は任せ、自社において開発できる部分はどんどん開発していくという、コストメリット、効率のよさ、システムの使いやすさを追求する上で参考になる好例ではないだろうか。