問題点と課題

2007年10月より、親会社である東ソー社の財務会計システムがSAPによる運用に切り替わることになった。

東ソー物流において、財務会計システムを利用するにはSAPのクライアントライセンスや保守費用など、システムを利用する部門分のライセンスを揃える必要がある。ライセンス、保守費は決して安価なものではなく、この費用をいかにして抑えるかが課題であった。

当初、SAPのライセンス保守費を抑える為、経営管理課のみSAP端末を用意し処理を行っていた。　各課が必要な書類(PDF等のファイル)を、経営管理課がSAPのシステムより一括して入手し、振り分け処理を手作業にて行っていた。
しかしながら本手順では、経営管理課にかかる負担が大きく、この負担を減らすことはできないであろうか？　同社 山本氏はこれらの問題を解決する方法を模索していた。

山本氏は解決方法として、ExcelにてWebアプリが開発できる「XCute」に興味を持ち、本製品について調査を開始した。

XCuteは、ライセンス費用、保守費用が安く、簡単に自社開発できるツールとして、今回の問題を解決するのにピッタリであったという。

また、XCuteはWebグラフが得意なので、経営管理層に対してWebグラフを提供しグラフィカルな情報提供が可能になることも大きな魅力の一つであった。

こうしてXCuteの導入を決定し、最初のシステムであ「SAP月次帳票提供システム」の構築を開始した。

本システムを構築するにあたり山本氏は、XCuteの講習会を１日受講し、構築途中で発生する疑問については、マイクロラボの掲示板を検索したり、マイクロラボのサポートを活用し解決していった。こうして、約２か月程度でシステムの運用を開始することができた。

「掲示板には、自分と同じようなポイントで躓いた人の情報もあり役に立ちました。また、マイクロラボのサポートは返事が早く、便利に使えました。」と山本氏は語る。

解決方法

SAPのシステムからデータをエクスポートし、そのデータをXCuteシステムのDBにインポートして利用するシステムである。

本システムにより、いままで経営管理課が行っていた手作業によるデータ配布がなくなり、各利用原課が直接、XCuteシステムを利用するようになった。

本システムが構築される前はPDFにて各課にデータが配布されていたが、システム構築後は、Excelの帳票としてデータがダウンロードできるようになり、データの二次加工がしやすくなった。

社員の情報セキュリティ教育の一環として、XCuteにてeラーニングを構築した。「SAP月次帳票提供システム」を作成した経験があったため、開発は順調に進めることができた。多少、画面制御関連にて躓いたところもあったが、マイクロラボのサポートにより解決でき、システムが構築できた。 利用者の評判は上々で、楽しく学習ができると高評価を得ている。今後、より一層内容を充実させていく予定である。

システム構築以前は経営層に対し、月次損益などの数字だけの決算資料を作成、提供していた。

XCute導入により、WebグラフがExcelで簡単に作成できるようになり、経営層が望むグラフィカルなレポートを提供できるようになった。

必要なグラフも直ぐに作成でき、フットワークの軽いレポート提供が可能となった。
経営層からの評判は上々で、経費の予実績をグラフィカルに見ることができる。視覚的に分かりやすいなど高い評価を受けている。

今後、対前年度比グラフの追加を予定している。

システム化の成果とこれから

複数のシステムを構築した同社であるが、何れのシステムも通常業務を行いつつ、２か月程度で構築している。 このようなスピード構築が可能であったのも、山本氏の技術、知識による問題把握、システム設計が鍵と考えられる

現在、山本氏はXCuteによるファイリングシステムの構築を検討している。紙の文書が社内各部署のキャビネットに散在しているが、どのキャビネットに、どのような資料があるかXCuteにより検索するシステムである。紙の文書をすべて電子化するのは大変な作業であるが、これをせずに、どの場所にどの資料があるか検索できるようにしようという狙いである。

同社の事例は、XCuteのコストメリットや得意分野を見極め、その特徴を生かしたシステムを複数構築した好例ではないだろうか。