問題点と課題

同社営業業務部においては、各事業所から集まる販促物のオーダーを紙ベースで処理していた。販促物とはいわゆる「ポスター」「のぼり」「カタログ」「チラシ」などの営業ツールである。事業所が必要とするこれら販促物を同社営業業務部がとりまとめ、各印刷業者に振り分けるという処理を行っていた。

事業所は１６ヶ所存在し、それらから集まる数十種類にも上るオーダー集計、それぞれを異なる印刷業者に発送指示、その後、販促物管理台帳にて入出庫・在庫管理を行うなど、その作業内容は煩雑を極め、担当者の実労働時間の２０％近くを占める大きな負担となっていた。

この状況を解決すべく方法を模索していたのは本業務担当の岩崎氏だ。「週一で半日ほど取りまとめに時間がかかり、さらに月末処理に２日程度かかっていました」と岩崎氏は語る。この状況はメインとなる業務を圧迫する状況であった。

岩崎氏は、同部の福西氏に相談を持ちかけた。福西氏はこの状況を解決するには、Ｗｅｂ化しか道はないと判断した。Web化するにあたり、どのような方法でシステムを構築していくか方針を固めるため、福西氏は同社ＩＴ推進室の大坪氏に相談を持ちかけた。「信頼するＩＴ推進室に相談するのがベストであると考えました」と福西氏は語る。

解決方法

福西氏より相談を受けた大坪氏は、Ｗｅｂ化するにあたって、どの程度の工数でシステムを構築する事ができるか実際に各SIerより見積を取る事とした。

その中でひと際安い見積を提示した会社があった。有限会社悠善社だ。悠善社は、他のSIerがプログラミング言語を使い、システムを作りこんだ場合の工数の１／２以下の見積を提示した。システム構築するにあたり、プログラミング言語を使い作りこむのではなく、XCuteを利用し開発することによって弾き出された工数である。言うまでもなく、悠善社によるシステム構築が決定したわけだが、決定理由について大坪氏は以下のように語る。

「工数の安さもありますが、プログラムによる作りこみでは次のシステムを作る際もゼロからのスタートになります。XCuteによるシステム構築ならば、作成したシステムを基本とし、他システムへの発展が望めます。また、XCuteは大手企業に採用された実績が多く、安心感がありました。」

こうして悠善社によるシステム開発がスタートした。構想、モックアップの開発に１ヶ月、本開発に１ヶ月、運用テスト、利用者向けマニュアルの作成等に１ヶ月。トータル３ヶ月程度で本番稼動を開始した。

本システムは運用開始後、目立ったトラブル等なく、スムースに運用できているという。

Ｗｅｂ化するにあたって、エンドユーザーが混乱しないよう、紙ベースでの注文書の形式をなるべく保つように配慮された。XCuteはExcelを使って開発するため、紙ベースの注文書に近い形のＷｅｂ画面にすることが出来た。さらに、操作マニュアルもしっかりとしていたため、エンドユーザーが困惑したり、使いづらいなどといったクレームが発生することもなく円滑に稼動している。

本システムの処理の流れとしては、

といった形となり、手作業部分が大幅に自動化されたことが解る。

システム化の成果とこれから

本部の大幅な負担軽減だけでなく、各事業所の担当者も以下のようなメリットを得ることが出来た。

SIerと連携し業務効率の改善に成功した同社であるが、この成功へのポイントは２つある。

これらは当たり前の事であるようだが難しい部分である。意思の疎通をきちんとするためには、事前準備（問題点の整理等）が必要である。日世株式会社においてこれらの把握、整理がきちんと行われた為、悠善社は短納期、低コストでシステム化を成功させることが出来たのではないだろうか。