問題点と課題

塾運営を行う同社において、生徒の管理（入塾、退塾、期間管理など）が重要な事務処理である。システム化を果たすまで、入塾希望者の管理は紙＆ＦＡＸなどにより行われてきた。

入塾希望者の情報を紙に書き、本部にＦＡＸ送信。本部はそのＦＡＸをもとにＤＢ化などの一連の手作業を行う。退塾処理や、期間の管理、生徒がどのようなサービスを受けているかなどの情報を得る事など、重要な事務処理を効率的に行うことが出来なかった。

また、各教室からデータを照会するにしても、パソコンから簡単に問い合わせというわけにはいかない状況であった。

これらの状況を改善するため４年前に、同社はこれらの業務プロセスをＷｅｂアプリケーション化することを開始した。
システムはJavaによりSIerが構築し、稼働を開始したが数々の問題が発生した。一番大きな問題となったのは、業務に対する柔軟な対応ができないことである。たとえば、４時限授業を５時限授業に変更といった教育プランの変更を行うとしても、それをシステムに反映させるためには数百万円単位のシステム修正コストが発生してしまう。まとめて修正すればコストは抑えられるかもしれないが、業務への追従性が損なわれてしまう。システムの初期構築の費用の問題よりも、こういったメンテナンス性、運用性に問題が出た。

同社古山氏は、これらメンテナンス性の問題に不満を感じ、時間の流れとともにこのシステムは使われなくなっていった。

「簡単な修正であっても、Javaで構築された難しいシステムはSIerの手を借りるだけで、多大なコストが掛かります。
また、すぐに修正したい箇所でも、なかなかそれは難しいと感じていました。」と古山氏は語る。

解決方法

メンテナンス性に問題はあったもののWebアプリケーションによる効果は、Javaで構築されたシステムによって知ることができていた。

古山氏は、メンテナンス性が良いWebアプリケーション構築手段はないものかと模索していた。
候補として、ファイルメーカーとXCuteが上がった。評価をしていって最終的にXCuteを採用することとなったが、その理由はXCuteは使い慣れたExcelを使ってWebアプリケーションを構築出来る点、Webグラフも簡単で、いままで業務に使っていたExcelによる集計方法をそのまま生かせる点にあったという。

XCuteにてシステム構築を行うにあたり初期のシステム構築は（有）ルーアが担当することとなった。最初のシステムはXCuteに詳しいSIの力を借り、円滑にシステムを稼働させる狙いだ。（有）ルーアが開発を開始した生徒管理システムであるが、その仕様提案の方法などに古山氏は驚いたという。最初にJavaで構築したWebシステムは、SIerが紙の難しい仕様書を提出してきて、「この仕様で作ります」と言われたそうだ。「難しい紙の仕様書は理解するのは困難であり、この仕様で良いと言わざるを得なかった」と古山氏は語る。しかしルーアは、実稼働するモックアップをXCuteで作成し、実動作イメージをつかみやすい形で仕様の決定と提案をしてきた。

こういった形の仕様提案であれば、実運用時のイメージをつかみやすく、システムが完成した場合でも、実際に欲しかったシステムと違うといった食い違いが生まれない。

イメージと違う部分は、そのモックアップの画面を見て指摘すれば良いからだ。

こうしてXCuteによる生徒管理システムが稼働し始めた訳だが、当初から問題であったメンテナンス性は劇的に改善できたという。なんといっても画面設計がExcelであることから、ちょっとした変更は自分で出来てしまうからだ。

また、データの管理だけではなくそれを活かす方向、一般的な表現で言えば営業的な情報を得る為の画面も、自分が思うがまま構築できるようになった。

当初、Javaで作られたシステムは、生徒管理（顧客管理）であったが、XCuteにてそれを構築することにより、マーケティング解析的な要素も簡単に付け加えることができたわけだ。
自分が欲しい画面をExcelで作成し、XCuteと関連づけするだけの手軽さで、集計処理など簡単にできるようになった。

システム化の成果とこれから

生徒管理システムが成功し、XCuteによる構築のしやすさとメンテナンス性を得た同社であるが、さらに備品受発注システムを構築することとなった。このシステムは同社村松氏の手により構築されることとなったが、XCuteの学習も兼ねて本システムを開発することにしたという。ルーアによる開発サポートを得て本システムは稼働することとなったが、約１．５ヶ月の期間でシステムを完成することができたという。もちろん、通常の業務をこなしながらXCuteによる開発を平行して行っており、正味２週間程度の開発期間だ。

「一番難しいデータの出し入れは、あっという間に構築できました。また計算が必要な部分に関しても、慣れたExcelで普通に作れば良く、ある程度の物は楽に作ることが出来ました」と村松氏は語る。

本システムは各拠点より発注のあった備品、消耗品等の管理を行うシステムである。

今までは紙＆ＦＡＸにより行われていた処理をWebによる電子化を行うことにより発注の手間を減らし、発注された品の管理が大幅に手間が掛からなくなった。見落とす危険のある認められない発注なども見通しよく発見できるようになり、発送伝票等も本システムから印刷して作成できるようになった。

最初に提案した仕様でシステムを発注するだけであれば、金額を問わなければ望みのシステムを獲得することができるであろう。しかし運用面において、即時対応したい仕様の変更などが発生した場合、自らの手でメンテナンスできるかできないか。この差は大きい。ポイントとなるのは、どこまで管理者がシステムの内容を知っているか、そしてそれは自分のスキルで修正できるものなのかと言ったところにある。

Java等で構築されたシステムは、その言語に精通し、システムの仕様を深く知っている者でないとメンテナンスは難しい。

XCuteであればExcelの知識と業務知識をもってシステムの修正ができる。

初期のシステム構築においてXCuteに精通したSIを利用し、XCuteのノウハウの吸収と、確実なシステムの初期稼働を達成した同社の事例は、SIとの協調関係、そしてシステムメンテナンスのあり方を考えさせられる興味深い物ではないだろうか。