問題点と課題

３００人を超える営業マンがいる環境下、その成績管理、報告書の受理、すべて紙ベースで行われていたらどのような状況になるか？紙の紛失、状況把握（提出されたか）などの問題が発生し、データベース化するのにも多大な労力を伴うことは容易に想像がつく。

ＳＳＩにおいては、以下のような流れで報告書管理が行われていた

この一連の流れから、以下のような混乱が発生していた。

これら事務処理において一番問題となるのは、報告書の収集とＤＢ化だ。分析は、これらが上手くいったあとに、処理できることである。これらの処理の効率化のため、Excelにて各営業担当が報告書を入力することを試みたが、入力ミスや提出が遅い（紙より遅くなる）などの問題が発生した。営業担当すべてがパソコンに慣れているわけではないなどの現状が浮き彫りになった。

さらなる問題として、本来であれば、Excelでの入力に１本化されるべきであったが、各々が自由な手法、すなわち、古い紙での提出の営業担当が残ってしまい、手法が２本化してしまうという問題が出た。
（Excelが出来ない人は紙に書いた報告書を、Excelが出来る人に入力させるなどの問題も起こった。）

これらの問題を解決するには、簡単明瞭なインターフェイスを持つ、Webアプリケーションシステムを導入することである。導入コストが安く、仕様変更（小回りがきくもの）が簡単にできるツールはないかと模索していた。

解決方法

ＳＳＩにおける基幹システムを作成とメンテナンスを行っているソフトベンダーより、XCuteというソフトがあるという紹介を受けたことがきっかけとなり、XCuteを採用することとなった。

「データベース連動のWebアプリが簡単に作れそうだと言うことが一番の導入の決め手になった」と大田氏は語る。

報告システム開発着手から１週間もかからず、基本の部分が完成しデータの入力検索等が可能な状態になった。そのまま運用ベースに載り、稼働を開始。必要な付加機能は運用したまま、どんどん付け足していく形をとったが、運用を止めなければならない事態に陥った事はないという。

「市販のパッケージソフトは、自社業務にマッチしない物が多く価格も高いです。カスタマイズの工数も高く、とても採用できるものではありませんでした」と大田氏は語る。

当初の一番の目的は、現状把握とペーパレスであったが、その部分については、ほぼ目的を達成し、さらにはデータ分析も容易になった。

これらの大きな問題が解決したことで、業務効率は非常に向上したそうだ。

システム化の成果とこれから

ＳＳＩはXCute導入以前より、Webアプリケーションシステムによる効率化のメリットは知っていた。いかに安く、簡単に、迅速に、自分たちが必要なＷｅｂシステムを構築できるかを模索し、そのポイントを明確にしたことが、システム稼働成功のポイントであると思われる。

Ｗｅｂアプリケーションを単純に市販パッケージ等を使って構築したならば、それは数百人を超える利用者に対して教育する必要が発生する。なぜならば、自分たちの業務にフィットしていないＷｅｂアプリケーションを使うには、自分たちの業務をそれに併せて変更する必要がでてくるからだ。これでは同社が、Excelファイルで報告書を収集しようとしたときと変わらない状況になりえてしまう。

最初は日報がスタートであったが、今現在は、紙ベースで管理されていたものを積極的にXCuteにのせかえることをしている。

例をあげれば、

報告書収集から始まった同社のWebアプリケーションによる業務効率化も、勢いにのって複数のシステムを稼働するに至っている。Ｗｅｂアプリケーションがもたらすメリットを強く感じる事例ではないだろうか。