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株式会社TAIYO 活動日報のＷｅｂ収集による現状把握の向上と情報管理 自らの手で業務に理想的なシステムを構築 日々の業務変化に対応し、収集した情報を活用できるシステム構築を達成 株式会社TAIYO 油圧機器・空気圧機器のパイオニアメーカーであり、油圧シリンダの国内シェアがナンバーワンの「株式会社TAIYO」様より、XCuteを活用し成功した事例を頂いたので、ここに紹介したいと思う。 ～株式会社TAIYO～ 油空圧の総合メ－カ－。 標準品から特注品までフルラインナップ は、昭和27年に油圧／空気圧機器の生産を開始。高品質なシリンダやアクチュエ－タ、バルブは、製鉄・自動車をはじめわが国の基幹産業の発展に少なからぬ貢献を果たしました。 は油圧／空気圧機器のパイオニアメ－カ－であり、その技術開発の歴史はそのままわが国における油圧機器、空気圧機器の発達の歴史でもありました。 パイオニアとしての実績を基盤に、 はその後トップメ－カ－としての地位を築き上げました。現在、油圧シリンダの国内シェアではナンバーワン。空気圧機器についても、アクチュエ－タからバルブ、制御機器、周辺機器まで多彩に手がけています。 は、油圧機器・空気圧機器を標準品から特注品までフルラインナップで展開する唯一の総合メ－カ－です。 http://www.taiyo-ltd.co.jp/ 設立 昭和9年(1934年)4月3日 資本金 29億4420万円 従業員数 760名 売上高 175億円(2004年3月期) 主要 関連会社 TAIYO AMERICA,INC. タイヨーテック株式会社 タイヨーテクノ株式会社 日本シリンダ共同事業株式会社 事業内容 1)油圧・空気圧・油圧エレベータ機器の製造販売 2)産業用ロボット・自動組立ラインの製造販売 3)環境機器の製造販売 4)半導体製造装置用機器の製造販売 5)電子制御機器の製造販売 6)各種搬送機器の製造販売 7)破砕・粉砕・造粒機械の販売 533-0002　大阪市東淀川区北江口1-1-1 TEL : 06-6340-1100　 FAX : 06-6340-6885 E-mail : taiyo@taiyo-ltd.co.jp ～なにが問題になったのか～ 　営業職における日々の情報交換。それは日報などによる報告、連絡、相談である。 　日々蓄積される日報などの情報を紙ベース、Excelベースで蓄積したならばどうなるであろう？？ 　その整理に追われ、過去にどういった事例があったか、顧客に対してどういったサポートを行ったか探し出すことが難しくなるのは容易に想像できる。 　紙による管理は、各拠点からの報告を受ける場合にFAXやE-Mailなどが主となり、重要な情報がロストしてしまう危険性もある。また、どの段階で処理が止まっているのか見失ってしまう。 ＦＡＸ等であつめた日報は、Excelなどに手入力することになり、管理の上で大きな問題となる。 　これらの処理を市販パッケージで行おうとしても、自社業務にフィットしたパッケージは見つからない。 業務を市販パッケージに合わせて変更することは大きな労力と苦痛を伴うこととなる。 　ソフトハウスに開発を依頼するとしても、業務仕様等の設計を書いて渡す手間や、意思の疎通などがうまくいかない。相手には、自分の業務はわからないのである。 　仕様を作成するにも膨大な時間がかかる。仕様というのは業務により常に変化する物であり、発注仕様が固まったころには膨大な時間がかかってしまう可能性もある。 課題「活動日報システム」 常村氏 営業職を１０年、その後、Web営業に。Web営業における仕事として、XCuteでの活動日報システムを作成し鍛え上げてきた。「システム開発の経験はなく、Excelというツールの機能を習得することに力を入れました。XCuteで開発するコツは、Excelをいかに使いこなすかにあると思います」という常村氏 ～どのように解決したのか～ 　情報を共有するためには、Web+DBにより管理するのが一番の近道である。しかしながら、データをエントリーする人たちが馴染めるインターフェイスを作り込むことが重要となる。 　同社は、XCuteを導入する以前からデヂエを導入し情報共有を行っていたが、デヂエでは足りない部分を補うシステムとしてXCuteを選択したそうだ。 　なにが足りなかったのか。それは、データエントリーにおける見通しの良さ、印刷の綺麗さである。　XCuteは、ExcelのデザインがそのままWebアプリとなる明快さが評価された。 　「入力画面は、必要最小限で見通しのよい綺麗な画面であることに力をいれています。必要項目が入力済みであるか、間違いがないか、簡単に見渡せる綺麗な画面でなければ入力する気がおきません」と常村氏は語る。 　入力させたデータを共有、分析、再利用できるようにするため、同社は汎用性の高いアイデアでこれを実現している。 　過去にあった報告から必要な報告を探し出し、その内容が、どのＵＲＬに存在するか連絡メールを送信する機能を備える。 　これを紙に置き換えてみたらどうであろうか？　 ”紙の山から必要な報告を探し出し、その紙を連絡したい相手のＦＡＸで送付。” 　探し出すことも大変であるが、それをさらに、FAXなどで送付しなければならない。　営業職において、客先フォロー、過去の営業活動内容を瞬時に知ることができないのは、チャンスを手に出来ないこととなるだけではなく、客先の信用につながる大きな問題であろう。 「実働システム画面」 蓄積した日報をすばやく検索する 「日報検索画面」 検索結果から内容を表示する 「報告内容一覧画面」 入力内容を一目で見渡せ、シンプルかつ綺麗な 「日報入力画面」 ～情報収集と情報共有～ 　同社の事例から、情報共有の成功のポイントは以下にあることが理解できる。 ・入力画面はシンプルに、見通しの良い綺麗な物に。一目で見通せるようにする。 　　（見通しの悪い画面は入力性を損ない、データ収集がうまくいかない可能性がある。） ・入力したデータをためっぱなしにするだけでは死んだデータとなってしまう。過去になにがあったのかをクイックに簡単に探し出せる検索機能を。 ・入力データの再利用ができるように。日報を入力しているにもかかわらず、週報をゼロから作り直すのはナンセンス。日報データから週報が作成できるように（データの再利用） ・情報がどこにあるか、上司、同僚に簡単に連絡できるように。 　検索機能等で見つけた日報データがどのＵＲＬに存在するか、メールにて上司、同僚に連絡できる機能を。（報告、連絡がすみやかにできること） ～業務に密着したシステム構築～ 　自分たちが望むシステムを作成しようとし、その仕様をソフトハウス等に伝えるためには 、想像以上の体力を使うことは言うまでもない。 　業務を知り尽くし、自分たちに対して、ベストと思うシステムを構築することは、その部門に身を置き、日々業務をおこなっている担当者だからこそできることである。 　同社の事例は理想とするシステムの構築、その業務適用性、メンテナンス性を満たした好例ではないだろうか。



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