| ～なにが問題になったのか～ |
岩崎通信機株式会社の通信関連製品の修理はグループ会社である東通工業株式会社が行っており、修理受付～完了のフローは、紙ベースによるものであった。
修理履歴などの情報は、各受付ごとのスタンドアロンパソコンに、MS-DOSベースの桐を利用したシステムを構築し管理されていた。 本システムはすでに１５年ほど稼動していることもあり以下のような問題があった。
・業務は日々変化しており、それに追従しようと修正を行うと手間がかかった。
・桐に入れたデータは、いったん、紙にプリントアウトして情報をリレーしていく。
その為、他部門においては回ってきた紙を元に、自部門にある桐が稼動するシステムにデータを入れるなど、
データ共有に関して人手を介するところが多かった。
・現在の修理ステータスを知ることなどが非常に困難であった。
|
書類が複数あるため、整理することも大きな労力を要した。
またお客様からの修理状況の問い合わせに答えるには、独立したパソコンや書類からの確認のため手間は大きかった。
１つの部門に１つのスタンドアローンシステムの稼動であったため、複数人による入力ができなかったことも問題であった。（１人がシステムを利用中だと、システムを占有されてしまう）
旧業務システムのイメージ図（クリックで拡大）
 |
受付の流れは以下の通りである。細かな流れは図を参照のこと。
・受付部門にて受付情報を入力。
・修理部門にて、見積を作成、データ入力、
受付部門に紙ベースにて回答。
・受付部門にて紙ベースの回答を元に修理確認を
お客さまに行う。
・修理OKならば、修理依頼を修理部門に出す。
・修理完了の伝票を受付部門に回し、修理品発送。
紙ベースのやり取りが発生していること、修理状況のステータスが把握しづらいことが理解できる。
|
先の問題点と照らし合わせると、問題が発生しうることが理解できるであろう。
|
|
| ～どう解決していったか～ |
本問題を解決する為には、業務整理＆Webシステム化が近道であると考え、東通工業 山口氏は問題点の洗い出し、どうシステム化していくかなどを検討していた。
以下、改善における基本思想である。
・入力を簡素化（キーボード入力を減らしパターンデータの利用・マスタ化「部品表等」）
・ペーパレス化（発注場所で入力・データ（画面より作業指示））
・一業務一端末を排除（統合データベース化）⇒入力工数低減
・受付から納品までをバーコードによる管理（物品違いを無くす・停滞を無くす）
・進捗管理・納期管理が出来る
・過去データもＤＢ管理化
|
2008年当初より、山口氏はシステム化の為の業務整理を行っていた。 ある程度の業務整理が完了したところで山口氏は本件を岩崎通信機 情報システム部に業務依頼を行った。
情報システム部 矢島氏は、どのような方法にてシステム化することが可能か検討を重ねた。 以前からXCuteを評価していた矢島氏は、本件にXCuteが使えることを確信していた。「VBやAccessにてコーディングして作成するのであれば、見通しのよいExcelでシステムを作ったほうが作成期間も短く工数も掛からないと考えた」と矢島氏は語る。
こうして、2008/2よりシステムの構築が開始された。
スタート時、情報システム部 南氏によって仕様が作成された。 同氏は本業務に精通しており、またXCuteの特性を熟知しているため、システムを構築するにあたって効率のよい仕様を１ヶ月程度で完成させることができた。
どんなツールであっても、その特性を知らなければ良さを生かすことができない。 ツールと業務、両方を熟知した同氏であればこそであろう。
2008/3より、矢島氏率いる３名により、システムの構築が開始された。もちろん通常業務をこなしつつ、空いた時間によるシステム構築だ。 ExcelシートがすぐにWeb画面になるXCuteの特性を生かし、動作の感触をつかみながらテストも行うといった形で、作成、調整、テストを同時進行で進めていった。
2008/6には、ある程度稼動するシステムが完成した。 ３ヶ月のスピード開発であった。
実際の本番稼動は、2008/10から開始となったが、なぜ開発完了から４ヶ月も時間がかかったのか？
これは、大半の時間を旧システム（桐のデータベース）からのデータ移行に時間を費やした為、また新システム移行に伴い、ユーザ教育等に力を入れたためである。 当然、ユーザからの要望はすぐにシステムにフィードバックされ、より洗練され使いやすいシステムへと進化していった。
新業務システムのイメージ図（クリックで拡大）
 |
受付の流れは以下の通りである。細かな流れは図を参照のこと。
・受付部門にて受付情報を入力。受付番号は
バーコードにて読み取り。
・修理部門にて、見積を作成、データ入力、
XCuteサーバに登録。
・受付部門にて、お客さまに見積を提示し
修理確認を行う。
・修理OKならば、修理依頼をXCuteサーバに登録。
・修理部門において、修理完了情報をXCuteサーバに
登録、修理品発送。
|
フローは大幅に変わらないが、紙ベースのやり取りが少なくなっていること。データが一元管理される為、修理状況のステータス把握が容易であることが理解できる。
|
矢島氏 |
「
XCuteというツールは10年以上の実績があり、セキュリティについても、DoS攻撃、クロスサイトスクリプティング、なりすまし、SSL対応等、考えられる物は全て実装されています。
開発言語にてこれらを満たすのは非常に手間がかかり（検証の時間がかかります。）XCuteは、ツールで保障されているから安心して使うことが出来ました。
また、開発面では一方的に提供するのではなく、実際のユーザが見たい！使いたい！画面をエクセルで確認しながら作成し、そこにデータをマッピングするだけで、画面作成工数は大幅に削減できました。
」
|
|
「
誰もが、社内のどこからでも業務をおこなえ、進捗情報、分析用管理データを知ることができ、、お客様に即時にサービスできる様になりました。この様なシステムが社員、経営者の要望と大きな夢でありました。
安価で、短期のシステム立上げは一般的に難しいのですが、Xcuteのハンドリングの良さが岩通情報システム部と社員の一体感を生み出し、稼動から運用までスムーズな開発が出来ました。 Xcuteのすばらしさとチームワークに"バンザァ-イ"です。
」
|
山口氏 |
|
南氏 |
「
今までに無い開発スタイルで当初は心配もありましたが、実際に使って見ると短期間で効率の良い開発ができました。
またユーザにエクセル画面でビジュアル的なレビューができるのでユーザの関心も高く要望を的確に取り込めたと思います。
」
|
|
|
| ～修理品管理システム～ |
構築された「修理品管理システム」を画面ショットを元に紹介したいと思う。
|
「受付センターメニュー画面」
|
受付センターの業務フローと、今すべきことが直ぐに解る工夫されたメニュー画面である。
非常に直観的であり、利用者は違和感なくシステムを使うことができる。
|
「サービス部メニュー画面」
|
こちらも受付センターのメニューと同様に、サービス部の業務フローが直観的に解るよう工夫されている。
また、サービス部の本来の業務に集中できるよう無駄を廃していることが解る。
|
「受付入力画面」
|
注文書のバーコードを読み取り、受付情報の入力を行う。
「得意先」や「発注先」などはボタンになっており、クリックすることにより得意先や発注先をマスタより参照可能となっている。 入力効率を上げ、ミスを防ぐ工夫が随所になされている。
|
「診断開始画面」
|
修理品等に付けられたバーコードを読み取りすると、受付にて入力された情報が表示される。
ここで修理品の状況を確認し、診断作業を開始する。
|
「診断結果入力画面」
|
診断が終了したら、診断結果、故障個所、修理内容等の情報を登録する。
手入力フィールドも設けてあり、プルダウン以外の内容も入力可能である。
|
「見積書作成画面」
|
診断情報をもとに、見積書を作成する。先の画面で入力された申告内容が確認できる。
|
「納品書作成画面」
|
修理が完了し、納品書を作成する。 本画面は、修理内容や交換部品等の情報が一目で解るように工夫されている。
|
「問い合わせ明細画面」
|
修理作業の進捗状況等、受付番号にて検索し、確認することができる。 これにより従来の紙の処理では手間が掛っていた状況の追跡が、迅速、確実になった。
大幅に効率がアップしたのは言うまでもないであろう。
|
|
