| 〜どのように変化したのか〜 |
以前紹介したグループウェアシステムより、さらに「予実管理」、「勤怠管理」、「経理精算」などが追加され、大幅な拡張がなされた。 この伊勢半におけるグループウェア作成のいきさつなどは、過去の事例を参照していただくこととして、本事例では、システムの内容などを主に解説していきたい。
今回拡張された業務に関しては、一般職員が個々に入力した予算や、勤怠や旅費などを、上長が承認するという仕組みが盛り込まれている。
また、登録された情報を元に集計を行い、それらを参考に各種計画が立てやすいように工夫が凝らされている。 これらをポイントに、各システムを見ていくこととしよう。
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「グループウェア」
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大森氏 |
「
社員の幸せの総量を最大化するというとかなり大げさですが、
今より楽に楽しく働け、今まで以上の成果を出せる環境を整えることが、情報シス
テムの使命だと考えています。
もともと紙ベースで動いてきた会社なので、ペーパーレスを進める場合、
どうしてもデザインが紙と変わることに思った以上の抵抗があります。
そこで、極力紙と同じ画面を作成し、承認も捺印したように見えるようにしていま
す。
最終的には、メッセージ内容を処理していくだけで定型化した業務は、すべて終わる
ようにしていく予定です。
ユーザーの求めるものを短期間で、提供することができるという点でX-CUTEは非常に
優れています。また、手の込んだ作りの画面も作れることも魅力ですね。
ですが、X-CUTEを触り始めて数年、当時と比べるとかなり機能追加されていることを
実感します。
以前はできなかったことができるようになり、複雑な処理が必要だったものが簡単に
作れるようになっています。
数年前に作成した部分を見ると、今ならもっと簡単にできるのに・・・と溜息が出てし
まう状態ですので、徐々に過去作成分も直していこうと考えています。」
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「
Web開発は未経験でしたが、それを見事に補ってくれたのがX-Cuteだと思います。
やはり慣れ親しんだExcelを使用する点が最大の魅力でしょうね。
開発当初はX-Cuteの機能一辺倒でしたが、最近は顧客のニーズも多種多様化しており、
自分でアレンジする事が増えてきました。」
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橋本氏 |
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| 〜予実管理〜 |
実績の入力 -> 上長による承認 -> 結果を集計といった流れが実現されており、効率化する前に問題となる、データの収集、承認の有無、データの訂正や未承認データの戻しなど、効率的に行える。 紙やExcelシートを、メールやFAXで回していたら大変な労力となる部分である。
なお、本システムは同社橋本氏の処女作である。
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「実績入力画面」
ある程度入力が予想される部分は、ほとんどプルダウンリストから選択出来るようになっている。 適用は他のパターンにも対応できるように、通常のテキストエリアも用意している。
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「プッシュメッセージ画面」
入力された実績は、上長による承認が必要である。
本画面は、上長宛に承認を要求するメッセージである。
一般職員が実績を入力すると、システムが自動的に上長宛にメッセージを発行する仕組みとなっている。
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「承認画面」
承認を保留したり、承認済みの一覧を表示したりなどの管理機能を持つ。
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「集計画面」
今月の状況、実績と当年度の状況、実績が部門別（課別）に参照できるようになっている。この集計結果は、先の一連の流れにより登録されたデータを集計したものである。
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| 〜勤怠管理〜 |
勤怠情報の入力 -> 承認 -> 勤怠集計に反映、休暇の申請などの届出 -> 承認 -> 勤怠集計に反映といった仕組みが実現されている。
出社、退社は、タイムレコーダー的な感覚で使えるようになっており、出社したら、本グループウェアより、出社時刻を送信、退社時は、退社時刻を送信することが簡単にできるようになっている。
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「実績表画面」
当月分の勤務状況、残業状況等を一気に見渡せるようになっている。
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「承認画面」
入力された勤怠情報は、上長による承認が必要となる。
本画面は、管理する部下の一覧と、その勤務状況が一覧で確認できる。また、承認も簡単に更新することができる。
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「部下残業状況画面」
管理する部下の残業状況を一覧することが出来る。
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「勤怠集計画面」
「部下残業状況画面」と同じく、管理する部下の状況を一覧することが出来る。
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「届書作成画面」
本画面において、休みの申請などをおこなうことが出来る。
複数の届出の申請を行うことができるように配慮されている。
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「届出承認画面」
入力された届出情報は、上長による承認が必要となる。
本画面は、管理する部下の一覧と、その勤務状況が一覧で確認できる。また、承認も簡単に更新することができる。
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「請求書印刷画面」
すべてを急激に電子化するのはリスクがある。 とりあえず、入力や集計などを電子化して負担を減らし、紙での処理が必要な経理部門は、これら電子入力された物を印刷して利用することができる。
既存の業務との親和性を高める為の工夫である。
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| 〜経費、交通費精算〜 |
煩わしい経費、交通費関連の入力も、いままでの紙でのイメージを崩さず、電子化によるメリットが生きる形で実現されている。
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「入力画面」
画面イメージは、既存の紙とまったく同じ見た目となっており、違和感がない。
経理部門は、この画面を印刷し、紙で管理する。 管理している紙の電子データを検索する場合は、バーコードを使って簡単に検索出来るようになっている。
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「登録一覧画面」
本画面により、経費、交通費の承認状況、申請状況が一目でわかる。
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「印刷画面」
この画面も、先の勤怠管理における請求書印刷画面と同じく、印刷して経理部門が利用する。
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