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株式会社成学社

事務処理のペーパーレス化とメンテナンス性の向上

システムインテグレーターと共同でシステムを構築。
業務変化に素早く対応できるメンテナンス性と、大幅なコストダウンを達成

学習塾、進学塾で有名な「株式会社成学社」様より、XCuteによるSIerとの共同システム開発に成功した事例を頂いたので、ここに紹介したいと思う。

～株式会社成学社～

法人名	株式会社成学社
塾名	開成教育セミナー関西学研大川ゼミ個別指導学院フリーステップ開成パスリート・開成ベガ（ハイグレード個人指導）開成ハイスクール・代ゼミサテライン予備校（大学受験）
所在地	法人本部：大阪府豊中市夕日丘1-2-11開成豊中ビル梅田支社：大阪市北区茶屋町6-18 開成茶屋町ビル
設立	昭和57年7月（法人設立／昭和62年）
資本金	1億1280万円
従業員	正社員：205人
取引銀行	三菱東京UFJ銀行三井住友銀行阿波銀行京都銀行十三信用金庫
役員	太田　明弘（代表取締役）平野　秀一（専務取締役）永井　博　（常務取締役）海野　国一（取締役総務部長）占部　幹也（取締役クラス指導部長）片岡　光　（取締役広報部長）浅生　千春（取締役経営企画部長）浅井　一行（執行役員）

～なにが問題になったのか～

　塾運営を行う同社において、生徒の管理（入塾、退塾、期間管理など）が重要な事務処理である。　システム化を果たすまで、入塾希望者の管理は紙＆ＦＡＸなどにより行われてきた。
　入塾希望者の情報を紙に書き、本部にＦＡＸ送信。本部はそのＦＡＸをもとにＤＢ化などの一連の手作業を行う。　退塾処理や、期間の管理、生徒がどのようなサービスを受けているかなどの情報を得る事など、重要な事務処理を効率的に行うことが出来なかった。
　また、各教室からデータを照会するにしても、パソコンから簡単に問い合わせというわけにはいかない状況であった。
　これらの状況を改善するため４年前に、同社はこれらの業務プロセスをＷｅｂアプリケーション化することを開始した。
　システムはJavaによりSIerが構築し、稼働を開始したが数々の問題が発生した。　一番大きな問題となったのは、業務に対する柔軟な対応ができないことである。　たとえば、４時限授業を５時限授業に変更といった教育プランの変更を行うとしても、それをシステムに反映させるためには数百万円単位のシステム修正コストが発生してしまう。　まとめて修正すればコストは抑えられるかもしれないが、業務への追従性が損なわれてしまう。　システムの初期構築の費用の問題よりも、こういったメンテナンス性、運用性に問題が出た。
　同社古山氏は、これらメンテナンス性の問題に不満を感じ、時間の流れとともにこのシステムは使われなくなっていった。
　「簡単な修正であっても、Javaで構築された難しいシステムはSIerの手を借りるだけで、多大なコストが掛かります。
　また、すぐに修正したい箇所でも、なかなかそれは難しいと感じていました。」と古山氏は語る。

「生徒管理システム」
「生徒情報の一覧画面」

通塾状態、成績管理、問合管理等、この一覧画面より生徒毎に選択できる。

「新規登録画面」

成学社　古山氏

「汎用性の無いソフトウェアは莫大な費用をかけて開発会社に委託して作ってもらうか、人と時間とお金と手間をかけて自社内で開発するのが常識でした。
この常識をXcuteというソフトウェアが打ち砕いてくれたお陰で、低コスト・短期間の開発が実現できました。」

「私は数ヶ月前までは教室管理者として現場で勤務していました。
そのときに「○○のようなツールがあれば便利なのに」と漠然と考えていたことがそのまま直感的に実現できるので助かります。」

成学社　村松氏

～どのように解決したのか～

　メンテナンス性に問題はあったもののWebアプリケーションによる効果は、Javaで構築されたシステムによって知ることができていた。
　古山氏は、メンテナンス性が良いＷｅｂアプリケーション構築手段はないものかと模索していた。
　候補として、ファイルメーカーとXCuteが上がった。　評価をしていって最終的にXCuteを採用することとなったが、その理由はXCuteは使い慣れたExcelを使ってWebアプリケーションを構築出来る点、Webグラフも簡単で、いままで業務に使っていたExcelによる集計方法をそのまま生かせる点にあったという。
　XCuteにてシステム構築を行うにあたり初期のシステム構築は（有）ルーア (http://www.lua.co.jp/)が担当することとなった。　最初のシステムはXCuteに詳しいSIの力を借り、円滑にシステムを稼働させる狙いだ。　（有）ルーアが開発を開始した生徒管理システムであるが、その仕様提案の方法などに古山氏は驚いたという。　最初にJavaで構築したWebシステムは、SIerが紙の難しい仕様書を提出してきて、「この仕様で作ります」と言われたそうだ。　「難しい紙の仕様書は理解するのは困難であり、この仕様で良いと言わざるを得なかった」と古山氏は語る。　しかしルーアは、実稼働するモックアップをXCuteで作成し、実動作イメージをつかみやすい形で仕様の決定と提案をしてきた。
　こういった形の仕様提案であれば、実運用時のイメージをつかみやすく、システムが完成した場合でも、実際に欲しかったシステムと違うといった食い違いが生まれない。
　イメージと違う部分は、そのモックアップの画面を見て指摘すれば良いからだ。
　こうしてXCuteによる生徒管理システムが稼働し始めた訳だが、当初から問題であったメンテナンス性は劇的に改善できたという。　なんといっても画面設計がExcelであることから、ちょっとした変更は自分で出来てしまうからだ。
　また、データの管理だけではなくそれを活かす方向、一般的な表現で言えば営業的な情報を得る為の画面も、自分が思うがまま構築できるようになった。
　当初、Javaで作られたシステムは、生徒管理（顧客管理）であったが、XCuteにてそれを構築することにより、マーケティング解析的な要素も簡単に付け加えることができたわけだ。
　自分が欲しい画面をExcelで作成し、XCuteと関連づけするだけの手軽さで、集計処理など簡単にできるようになった。

「多様化するビジネス環境では、もっと柔軟で簡単に仕様変更できるシステムが求められていますし、次世代のシステム構築は、マルチで業務効率の高いものでなくてはならないと思っています。
XCuteでは、視覚的な提案がスピーディーに行なえるので、お客様とのコミュニケーションが非常にスムーズ。
様々な判断への対応に時間がかからないのも低コスト、短期納品を実現させる大きな要因になっています。テクノロジが持つ本来の目的を正しく把握することが、お客様との信頼関係を保ち続ける秘訣だと思っています。」

ルーア　近藤氏

ルーア　加留部氏

「XCuteはお客様にシステムを実物に近い形で提案することが、容易に出来るツールですね。
また、機能的な面でもJavascript、VBA等を取り入れることが可能ですので、他のCGI言語にも劣らないと思います。
Excel上でビジュアル的に構築するので工数的にも他の言語より早く形にすることが出来るツールと実感してます。」

～次のステップへ～

　生徒管理システムが成功し、XCuteによる構築のしやすさとメンテナンス性を得た同社であるが、さらに備品受発注システムを構築することとなった。　このシステムは同社村松氏の手により構築されることとなったが、XCuteの学習も兼ねて本システムを開発することにしたという。　ルーアによる開発サポートを得て本システムは稼働することとなったが、　約１．５ヶ月の期間でシステムを完成することができたという。　もちろん、通常の業務をこなしながらXCuteによる開発を平行して行っており、正味２週間程度の開発期間だ。
　「一番難しいデータの出し入れは、あっという間に構築できました。　また計算が必要な部分に関しても、慣れたExcelで普通に作れば良く、ある程度の物は楽に作ることが出来ました」と村松氏は語る。
　本システムは各拠点より発注のあった備品、消耗品等の管理を行うシステムである。
　今までは紙＆ＦＡＸにより行われていた処理をWebによる電子化を行うことにより発注の手間を減らし、発注された品の管理が大幅に手間が掛からなくなった。　見落とす危険のある認められない発注なども見通しよく発見できるようになり、発送伝票等も本システムから印刷して作成できるようになった。

「発注一覧画面」

「発注履歴画面」

～メンテナンス性の高いシステムの獲得～

　最初に提案した仕様でシステムを発注するだけであれば、金額を問わなければ望みのシステムを獲得することができるであろう。　しかし運用面において、即時対応したい仕様の変更などが発生した場合、自らの手でメンテナンスできるかできないか。この差は大きい。　ポイントとなるのは、どこまで管理者がシステムの内容を知っているか、そしてそれは自分のスキルで修正できるものなのかと言ったところにある。
　Java等で構築されたシステムは、その言語に精通し、システムの仕様を深く知っている者でないとメンテナンスは難しい。　XCuteであればExcelの知識と業務知識をもってシステムの修正ができる。
　初期のシステム構築においてXCuteに精通したSIを利用し、XCuteのノウハウの吸収と、確実なシステムの初期稼働を達成した同社の事例は、SIとの協調関係、そしてシステムメンテナンスのあり方を考えさせられる興味深い物ではないだろうか。

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