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株式会社エス･エス･アイ
Ｗｅｂによる効率の良い報告書収集と解析
自社業務にフィットしたＷｅｂアプリケーションのスピード構築とペーパレス化
コスト高で自社業務にフィットしないパッケージソフトを使わず、業務効率化に成功


株式会社エス･エス･アイ

脳力開発と自己実現のリーディングカンパニー「株式会社エス･エス･アイ」様より、XCuteによるペーパレスおよびワークフローの構築に成功した事例をいただいたので、ここに紹介したいと思う。

～株式会社エス･エス･アイ～
日本が成功する未来を実現するために

成功や自己実現への道を、努力や根性といった 曖昧な精神論で語ることは終わりにしたい。
エス・エス・アイは、そう考えています。
成功者は、成功を獲得した確固たる理由を 内包しているはずです。
エス・エス・アイは、膨大なデータをもとに、 成功までのプロセスを科学的に研究し、その条件を抽出、 誰もが成功を勝ち取れるノウハウを体系化しました。
規制緩和とグローバル化のもと、 日本でも自由競争の原理が導入され、“勝ち組”と “負け組”がはっきりと分かれる時代を迎えました。
エス・エス・アイが長年研究を積み重ねてきた 「成功の科学」が一般に認められ、 広く普及する条件が揃い始めているのです。
変革期を迎えた日本に多くの成功者を出現させ、 日本が成功する未来を実現するために、 エス・エス・アイは、さらなる研究を進め、 幅広くビジネスを展開していこうと考えています。

商号 株式会社 エス・エス・アイ
英文商号SSI Corporation
創業
最高責任者		代表取締役社長　田中 孝顕
資本金3億2,000万円
社員数400名
本社所在地〒163-0264
東京都新宿区西新宿2-6-1新宿住友ビル36・39階
支店札幌／仙台／大阪／福岡
取引銀行三井住友銀行／みずほ銀行／あおぞら銀行／りそな銀行 商工中金／東京都民銀行　他

～なにが問題になったのか～
　３００人を超える営業マンがいる環境下、その成績管理、報告書の受理、すべて紙ベースで行われていたらどのような状況になるか？　紙の紛失、状況把握（提出されたか）などの問題が発生し、データベース化するのにも多大な労力を伴うことは容易に想像がつく。
ＳＳＩにおいては、以下のような流れで報告書管理が行われていた
・３００人の営業がいる。１週間に１枚の報告を作成
・事務に渡す、自分が保持する分、上司に渡す分の３枚をコピーして作成
・事務処理人員は提出された日報をもとに分析を行う（売れた物、どのように売れたかなど）。
  そして日報をデータベースにエントリーする
・データベースにエントリーした報告書（紙）は、１年間バックアップとして保持管理する。
・上司は主に数字に把握を行うために報告書を参照する。参照後は、情報漏洩防止の為シュレッダーする。

この一連の流れから、以下のような混乱が発生していた。
・紛失、提出もれが発生
・現状把握ができない。（提出済み、未提出など）
・分析の大変さ（紙からExcelへ入力してデータ分析をするが、多大な労力が必要）

　これら事務処理において一番問題となるのは、報告書の収集とＤＢ化だ。分析は、これらが上手くいったあとに、処理できることである。　これらの処理の効率化のため、Excelにて各営業担当が報告書を入力することを試みたが、入力ミスや提出が遅い（紙より遅くなる）などの問題が発生した。　営業担当すべてがパソコンに慣れているわけではないなどの現状が浮き彫りになった。
　さらなる問題として、本来であれば、Ｅｘｃｅｌでの入力に１本化されるべきであったが、各々が自由な手法、すなわち、古い紙での提出の営業担当が残ってしまい、手法が２本化してしまうという問題が出た。
（Excelが出来ない人は紙に書いた報告書を、Excelが出来る人に入力させるなどの問題も起こった。）

　これらの問題を解決するには、簡単明瞭なインターフェイスを持つ、Ｗｅｂアプリケーションシステムを導入することである。　導入コストが安く、仕様変更（小回りがきくもの）が簡単にできるツールはないかと模索していた。

大田氏		 「Ｗｅｂアプリケーションは元々得意なジャンルでした。XCuteをつかったおかげでＤＢ連携Ｗｅｂアプリケーションを楽につくることができました」 と語る大田氏

～どのように解決したのか～
　ＳＳＩにおける基幹システムを作成とメンテナンスを行っているソフトベンダーより、XCuteというソフトがあるという紹介を受けたことがきっかけとなり、XCuteを採用することとなった。
　「データベース連動のＷｅｂアプリが簡単に作れそうだと言うことが一番の導入の決め手になった」と大田氏は語る。

　報告システム開発着手から１週間もかからず、基本の部分が完成しデータの入力検索等が可能な状態になった。　そのまま運用ベースに載り、稼働を開始。　必要な付加機能は運用したまま、どんどん付け足していく形をとったが、運用を止めなければならない事態に陥った事はないという。
「市販のパッケージソフトは、自社業務にマッチしない物が多く価格も高いです。カスタマイズの工数も高く、とても採用できるものではありませんでした」と大田氏は語る。

　当初の一番の目的は、現状把握とペーパレスであったが、その部分については、ほぼ目的を達成し、さらにはデータ分析も容易になった。
　これらの大きな問題が解決したことで、業務効率は非常に向上したそうだ。
 実働システム画面

メニュー画面
入力画面

綺麗で直感的である
   集計分析画面

登録された報告書の分析集計。
データの無駄のない再利用を実現。

～業務効率化のポイント～
　ＳＳＩはXCute導入以前より、Webアプリケーションシステムによる効率化のメリットは知っていた。　いかに安く、簡単に、迅速に、自分たちが必要なＷｅｂシステムを構築できるかを模索し、そのポイントを明確にしたことが、システム稼働成功のポイントであると思われる。
　Ｗｅｂアプリケーションを単純に市販パッケージ等を使って構築したならば、それは数百人を超える利用者に対して教育する必要が発生する。　なぜならば、自分たちの業務にフィットしていないＷｅｂアプリケーションを使うには、自分たちの業務をそれに併せて変更する必要がでてくるからだ。　これでは同社が、Excelファイルで報告書を収集しようとしたときと変わらない状況になりえてしまう。
・Ｗｅｂアプリケーションは、ワークフローも兼ねた情報収集システムを構築しやすい
・自分たちの業務を、導入するパッケージソフトに合わせるのは業務効率低下を招く
・コストをかけることは、使いづらいシステムも使い続けなければならない事態になる。リスクも高い

～さらなるWebシステムの構築へ～


　最初は日報がスタートであったが、今現在は、紙ベースで管理されていたものを積極的にＸｃｕｔｅにのせかえることをしている。

例をあげれば、
・セミナー登録。紙ベースの受付の集計作業。帳票処理をメインとした業務
・営業育成データ処理
 （報告書収集システムからの報告データを元に、営業人員の育成教育を目的とした解析処理）
・社員のポートレート集の社内ポータルサイトの稼働。（写真名簿を基にしてる）
　報告書収集から始まった同社のWebアプリケーションによる業務効率化も、勢いにのって複数のシステムを稼働するに至っている。　Ｗｅｂアプリケーションがもたらすメリットを強く感じる事例ではないだろうか。


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